Совет 1: Как составить коллективное письмо

В случае, когда есть надобность выразить всеобщее суждение и число желающих высказаться по какому-нибудь вопросу, имеющих идентичное суждение, обращение оформляют в виде коллективного письма. Данный документ выражает суждение единомышленников и дает вероятность верить, что их суждение будет принято к сведению, в различие от суждения отдельных обратившихся. В данном случае число подписавших имеет решающее значение и надобно лишь положительно оформить такое письмо.

Инструкция

1. Письмо дозволено составить в произвольной форме, но с соблюдением формата делового письма, касающегося, в первую очередь, оглавления и жанра изложения. Следственно для начала сформулируйте особенно верно и коротко, чураясь чувствительных комментариев, суть вашего обращения. Если это несколько вопросов, то отведите для всего обособленный пункт. Озвучьте ваши формулировки каждому, кто готов подписать обращение. Позже подтверждения верности изложения всеобщих идей приступайте к оформлению письма. Для начала приготовьте лист офисной бумаги формата А4.

2. Напишите в правом верхнем углу реквизиты адресата вашего письма (претензии, обращения либо др.). Укажите должность ответственного лица (президент, руководитель ЖЭка, директор предприятия и т.д.), название предприятия, его фамилию и инициалы. Наименование документа в данном случае не пишется, а стержневой текст послания начинается с непосредственного обращения к адресату «Высокочтимый …» Сейчас напишите суть вашего обращения. Опишите обстоятельства, принудившие предпочесть такую форму общения с вышеуказанным лицом. Перечислите по пунктам все согласованные с остальными подписантами вопросы. Предложите варианты решения этих задач.

3. В завершение известите сроки, в которые вы хотели бы получить результат на ваше обращение и известите варианты связи с оргкомитетом (телефон, почта, интернет, СМИ и т.д). Тут же укажите отправителя (коллектив цеха №, всеобщее собрание подразделения и пр.). Напишите всеобщее число подписей, собранных под письмо м. Дальше перечислите фамилии и инициалы всех подписавших в отдельных строчках, дабы осталось довольно места для росписи и размещения дополнительной информации (должности, звания и пр.). Если такой список не уместится на листе с обращением, оформите его на отдельных листах такого же формата и неукоснительно дайте ссылку на него в письме, обозначив его в разделе «Приложение».

Совет 2: Как подписать письмо

Письма, написанные от руки и отправленные по обыкновенной, а не электронной почте последнее время становятся экзотикой. Совместно с этим понемногу забываются и правила оформления почтовых отправлений.



Вам понадобится

• Ручка

Инструкция

1. Адрес отправителя письма должен располагаться в левом верхнем углу конверта. Напишите свои фамилию, имя и отчество в родительном падеже.

2. На дальнейшей строке укажите ваш адрес. Как водится, последовательность написания области, города, улицы, номера дома и квартиры не принципиальна. Впрочем логичнее располагать эти данные именно в таком порядке.

3. На последней строке напишите ваш почтовый индекс. Усердствуйте писать четко, используйте печатные буквы и не уменьшайте наименования.

4. В правом нижнем углу обязаны располагаться данные получателя письма. Последовательность тут такая же. Не позабудьте указать полные фамилию, имя и отчество адресата, т.к. для вручения письма изредка требуется паспорт.

5. В левом нижнем углу в особую форму впишите индекс получателя. Если вы не уверены в его правильности, уточните его у работника почты либо проверьте на сайте почты России. Цифры следует писать по примеру, тот, что есть на клапане конверта. Без исправлений и помарок. Применять чернила красного, желтого и зеленого цветов запрещено.

6. Если на конверте нет полей для адресов, порядок и правила заполнения информации остаются бывшими.

7. Если вы отправляете письмо в пределах какой-нибудь республики, входящей в состав Русской Федерации, дозволено заполнить все реквизиты на языке этой республики, но придется продублировать данные и на русском языке.

8. На интернациональных письмах адреса получателей пишутся латинскими буквами (цифры – арабские). Дозволено написать адрес на языке страны-получателя, но непременно повторить наименование страны на русском языке.

Видео по теме


Полезный совет
Если вы не уверены в разборчивости своего почерка, напечатайте адреса на принтере и приклейте в соответствующих местах конверта.

Совет 3: Как подписать деловое письмо

Этикет делового общения подразумевает верное составление письменной корреспонденции. И если образцы и шапки деловых писем оформляются достаточно стандартно, то подписям в корреспонденции уделяется неудовлетворительно внимания. Дабы адресат верно расшифровал ваше послание, деловое письмо имело юридическую силу, нужно правильно и положительно представить должностное лицо в конце делового письма.

Инструкция

1. Формальные письма следует печатать на особом бланке, соответствующем эталону. Вверху листа бумаги обязаны присутствовать непрерывные элементы: шапка письма (полное и сокращенное наименование фирмы-отправителя, ее почтовый и юридический адрес, номер телефона и факса, сайт), дальше идет стержневой текст, внизу – подпись ответственного лица.

2. Поле для подписи располагается в левом нижнем углу непринужденно под текстом делового письма. Перед строкой для подписи укажите название должности лица, подписывающего письмо , и расшифровку ФИО. Ввиду того, что деловые письма неизменно оформляются на бланках учреждений, само название организации в подписи не указывайте. Скажем: Генеральный директор телерадиокомпании, подпись… А.П. Сидоров».

3. Изредка под деловыми письмами требуется поставить две и больше подписи, в случае если требуется удостоверить реальность первой подписи либо в особенно значимых документах (письма по финансово-кредитным вопросам обязаны заверяться и подписью основного бухгалтера предприятия). Расположите подписи сурово одну под иной в той последовательности, которая соответствует старшинству должности – от большей к меньшей, скажем:Директор департамента, подпись… П.В. ТропарьГлавный бухгалтер, подпись… Т.С. Собанко.

4. Если письмо обязаны подписывать несколько лиц, занимающих одинаковые/равные должности, расположите их подписи на одном ярусе, скажем:Руководитель финансового отдела, подпись… П.О. Иванов, Руководитель отдела кадров, подпись… К.О. Петров.

5. Если на момент подписания делового письма должностное лицо, для подписи которого заготовлено место на плане бланка, отсутствует, документ имеет право подписать лицо, исполняющее его обязанности, либо зам. Укажите фактическую должность лица, чья подпись будет стоять в письме («и.о.» либо «заместитель.») и его фамилию. Невозможно подписывать деловые письма, применяя предлог «за» либо косую черту перед указанием должности.

6. Все экземпляры деловых писем, как отсылаемые, так и остающиеся для подшивки в дела организаций, обязаны иметь достоверные подписи указанных должностных лиц. Подлинная подпись на документе (а деловое письмо – это юридический документ) является основным методом удостоверения его. Если на официальном письме нет ни одной подписи, оно не имеет юридической силы.

Совет 4: Как верно составить деловое письмо

Деловое письмо – это стержневой элемент деловой переписки. Именно от грамотности составленного документа зависит правильный образ компании. Составлением деловых писем занимаются секретари и помощники начальников компании.

Составление делового письма

Написание делового письма неукоснительно имеет цель: предложить сотрудничество, увеличить продажи организации, ускорить процесс оплаты товаров, предъявить жалобы, поблагодарить о чем-то, заключить сделку, поздравить. Письмо должно быть составлено с определенной целью и она должна быть максимально в нем выражена. Неукоснительно узнайте подробности о компании, куда вы собираетесь отправлять письмо. О потенциальном партнере необходимо знать максимум. Нередко компании рассылают массу писем с предложением товаров либо служб, но при этом об адресатах имеется минимум информации. Это основная оплошность всех начинающих коммерсантов. Чай получателю письма неизменно славнее знать, что обращаются к нему лично. Обращение к человеку по имени – это основа удачного письма о продаже товара, скажем. И даже если вы не знаете имени адресата, то в любом случае невозможно писать должность человека в сокращенном варианте при обращении к нему.

Оформление делового письма

В идеале вся компания имеет свой фирменный знак. Именно на нем и оформляется деловое письмо. На фирменном бланке неизменно указано название организации, местонахождение фактическое и юридическое, контакты, сайт, электронный адрес, логотип и другие данные об организации. Поля делового письма: нижнее, верхнее, правое и левое имеют типовые размеры. Левое поле – 3 см, потому что все документы отправляются на подшивку. Правое поле – 1,5 см. Верхний и нижний отступ: 1 см. Всякое деловое письмо начинается с короткого и броского заголовка, тот, что располагается посередине. В заголовке обязательно раскрывается оглавление текста. Шапка делового письма содержит: название компании-получателя с указанием ФИО, а также должность лица-получателя (в правом верхнем углу). Левый верхний угол под шапкой – это место для указания регистрационного (исходящего) номера письма и даты. Если деловое письмо пишется как письмо-результат, то следует указать, на какой документ отвечает это письмо. Заголовок делового письма указывается позже даты и номера документа. Подпись отправителя указывается в конце письма. Также непременно пишется ФИО и должность. Если в письме указываются какие-нибудь финансовые данные о компании, то внизу также должна стоять подпись основного бухгалтера. Порядок расположения подписей такой: сначала подпись генерального директора, а под ней основного бухгалтера. Также в конце письма на подпись ставится официальная печать организации. Шрифт Times New Roman 12-й размер и одинарный промежуток – это эталон для официальной деловой переписки. Деловое письмо, являющееся серьезным предложением, принято отправлять отправлять по почте, а не по факсу либо E-mail. Курьер лично вручает письмо начальнику либо секретарю. Такое письмо неукоснительно доставляется в большом фирменном конверте, тот, что отпечатан типографским методом. Все это работает на создание благоприятного образа компании.

Полезный совет
Будьте правильны в вашем обращении, придерживайтесь делового жанра изложения сути задачи. Адекватный запрос дозволит вам рассчитывать на конструктивный результат.