Совет 1: Как написать письмо поставщику

Деловая переписка требует деликатности, тем больше когда дело касается писем подрядчику, чай поводом обращения может стать несоблюдение обязательств не только с его стороны, но и со стороны вашей организации.

Инструкция

1. Если вы впервой обращаетесь к подрядчику с намерением заказать у него товары, используйте установленную этой организацией стандартную форму заявления на доставку продукции. Если это заявление не выложено в электронном виде на сайте организации, пишите письмо в свободном жанре.

2. В случае заказа нескольких видов продукции в различном числе оформите заказ в виде таблицы с указанием названия, артикула, цвета изделия, если нужно. Пропишите обязательства по оплате заказанных товаров, предоставьте подрядчику реквизиты вашей организации, на основании этих данных подрядчик составит договор. В конце письма выразите свои веры на последующее взаимовыгодное сотрудничество.

3. Если ваше письмо подрядчику касается ненадлежащего исполнения им обязательств по контракту, несвоевременной доставки товаров либо товаров не того качества, сорта либо вида, используйте циклы «Настоящим письмом извещаем вас…», «Информируем вам…». Отчетливо пропишите причину, по которой вы не можете принять отгруженный товар. Обратитесь к контракту либо договору-заявке, где указано, сколько единиц и какого именно товара подрядчик должен был вам отправить. В этом случае подрядчику проще будет поправить свою ошибку.

4. Если ваше письмо касается неосуществимости оплаты товара в установленные контрактом сроки, уведомите об этом подрядчика в максимально мягкой, но в то же время официальной форме. Используйте циклы «Приносим свои извинения за задержку оплаты…», «В силу сложившихся обстоятельств мы не можем оплатить счета в срок до…».

5. Осведомите контрагенту, в какие именно сроки вы намерены погасить долг перед ним, и что это обязательство будет гарантированно исполнено вашей организацией. В конце письма выразите веру, что данный эпизод не повлияет на ваши долгие партнерские отношения.

Совет 2: Как составить письмо поставщику

Трудности деловой переписки знакомы многим. При составлении письменного обращения к своим подрядчикам невозможно упускать ни одной мелочи. Именно от верно составленного письма порой зависит, каким образом будут прогрессировать последующие отношения с компанией.



Вам понадобится

• Реквизиты компании;
• реквизиты адресата;
• регламент компании о ведении деловой переписки;
• договор поставки;
• законодательство РФ (штатский кодекс).

Инструкция

1. При составлении письма поставщику , первым делом следует написать гриф с указанием реквизитов компании. Безликое письмо может не оказать никакого могущества на адресата. Верно оформляйте название организации, если есть надобность, напишите подразделение и должность лица, которое обращается к поставщику . Реквизиты организации следует указать в начале и конце письма. Тут обязаны присутствовать юридический и физический адрес, номер телефона. Помимо того, напишите, к кому это письмо адресовано.

2. Неукоснительно укажите, на основании каких документов действует сотрудничество между организациями. Так адресат стремительней обнаружит необходимые документы и осознает, о чем идет речь в тексте письма.

3. Обращайтесь к адресату почтительно, если знаете имя и отчество, то желанно адресата называть в письме именно так. Выскажете в теле письма суть вашего обращения. Следует детально, в датах и фактах описать все нужные детали. Закончите письма сообщением о том, чего именно вы хотите от подрядчика. Определенно и адресно пишите ваши требования, просьбу, обращение. Невозможно допускать неоднозначности сказанного, потому как на неоднозначные фразы может последовать неправильная реакция.

4. Подпишитесь в конце текста. Проставьте дату обращения, также необходима подпись. В большинстве случаев письмо поставщику заверяется фирменной печатью либо штампом. В некоторых организациях существует регламент, уточните, есть ли в вашей организации такой норматив.

5. Распечатайте два экземпляра письма, дабы текст и дата письма в всякий необходимый момент были под рукой, желанно подшить копию в исходящие документы.

Обратите внимание!
Требуйте от подрядчика не только устной, но и письменной реакции от подрядчика – так вы защитите себя от разного рода двусмысленных обстановок.

Полезный совет
Неизменно почтительно относитесь к партнерам по бизнесу. Официальное письмо разрешает документировать проводимые переговоры, фиксировать достигнутые данные. Соблюдайте все правила деловой переписки, а также действуйте согласно праву и регламенту фирмы. Именно руководствуясь этими умениями, добейтесь почтительных и очаровательных отношений с подрядчиком.

Совет 3: Как написать письмо в деловом официальном стиле

В текущее время письма теснее становятся редкостью и уходят в прошлое. Впрочем это не относится к деловой переписке. Официальное письмо – это документ, с подмогой которого устанавливаются контакты и фиксируются все основные этапы деловых взаимоотношений. Знание верно составить деловое послание отражает квалификацию оппонента и каждой фирмы.



Вам понадобится

• – лист бумаги
• – ручка либо компьютер с принтером

Инструкция

1. Пользуйтесь официальными бланками фирмы для написания делового письма. Само­стоятельно от того, в электронном виде либо от руки написан документ, в нем неукоснительно должен содержаться логотип фирмы-отправителя. Помимо того, на бланке нужно указать телефоны, факс, адрес сайта и электронной почты и почтовый адрес фирмы. Не забывайте оставлять поля по краям, которые нужны для того, дабы была обеспечена вероятность подшивки в архивную папку: 3 см с левой стороны и 1,5 см – с правой.

2. Придерживайтесь при составлении письма официального жанра. Деловой документ должен быть однозначным. В электронном письме неукоснительно указывайте тему. Не используйте смайлики в деловой переписке. В случае продолжения переписки нужно оставлять в виде цитирования письмо, на которое пишется результат. Не неукоснительно цитировать каждый текст целиком, дозволено ограничиться лишь теми фрагментами, на которые составляются результаты. В таком случае оппоненту будет проще уловить связь между вашим результатом и его письмом.

3. Начинайте деловое письмо с почтительного обращения, к примеру: «Достопочтенный Иван Петрович!». Обращение нужно располагать по центру страницы. Имя пишут всецело, применение инициалов в этом случае недопустимо. После этого следует вступительная часть, где должна быть коротко сформулирована цель письма. Основная часть документа является дальнейшим разделом, в котором подробнее указываются пути решения основных вопросов. Заключением выступает подведение результатов, а также обращение к адресату с изложением ожиданий отправителя от адресата либо с определенным предложением для решения вопроса, рассмотренного в письме.

4. Будьте максимально правильным в заключительной части. Ни в коем случае не принимайте решений за своего адресата. Класснее выразите веру на то, что задача решится наилучшим на ваш взор образом. Неэтично торопить адресата, применяя такие слова, как «немедленно» и «неотложно». Воспользуйтесь больше правильной формой: «Умоляю дать результат в такие-то сроки». В деловом письме подпись должна иметь официальную форму. К примеру: «С Уважением, Иван Сергеевич Васильев». Указывайте также в подписи свою должность, контактную информацию и наименование фирмы.