Совет 1: Как написать письмо генеральному директору
Для того дабы написание сообщения генеральному директору организации не стало для работника пыткой, довольно применять на практике правила написания делового письма, то есть разбить все послание на несколько частей и грамотно их оформить.
Инструкция
1. Начните письмо с указания, кому вы пишете. Оформите послание так, как принято в деловой переписке. В верхней правой части документа напишите тремя строками должность, наименование компании и фамилию начальника, скажем:Генеральному ДиректоруООО «ИнтерсвязьКом» Иванову И.И.
2. Укажите, кто является адресантом письма. Сделайте это позже отступа от предыдущего раздела послания также в правой части. Вам нужно подметить свою должность и фамилию с инициалами, скажем:От начальника отдела продажЕсениной Е.Е.
3. Отступите несколько строк от предыдущего раздела, выровняйте курсор по середине страницы, обозначьте нрав послания. Вы можете написать «Служебная Записка», «Информационное письмо» либо «Пояснительная справка», все зависит от того, по какому поводу вы обращаетесь к начальнику организации. Точку ставить позже заголовка не нужно. Если письмо связано с какой-нибудь просьбой, дозволено легко обратиться к директору по имени отчеству в почтительной форме.
4. Начните письмо словами, которые пояснят причину его написания, скажем, «в продолжение наших переговоров», «в соответствии с вашим запросом» либо «исходя из ваших предложений».
5. Если ваше письмо связано с просьбой о получении техники, возрастания работника либо предоставления вероятности совершить деловую командировку, отличнее начать письмо с фразы «Умоляю разглядеть возможность…».
6. Выскажете обстановку, сделайте пояснения, оформите таблицы либо графики, если нрав письма требует того. Выравнивание стержневой части документа следует установить по ширине страницы. Всякая строка должна начинаться с отступа.
7. Подпишите письмо, неукоснительно используйте перед указанием фамилии стандартное «с уважением», позже него нужно проставить запятую.
8. Не позабудьте указать дату написания письма и поставить подпись на распечатанном документе.
9. Если в вашей организации заведено общение по внутренней электронной почте, начните письмо с обращения и выскажете всю информацию в свободной форме.
Совет 2: Как написать служебное письмо
Служебные письма составляют до 80% от всеобщего числа документов, которые подготавливаются в организации либо на предприятии. С их подмогой происходит общение между учреждениями и частными лицами. Служебные письма носят информационный нрав, они так же могут быть составлены в виде запроса либо требования.
Инструкция
1. Определитесь с целью письма. Его необходимо писать только в том случае, если вопрос, которому оно посвящено, невозможно решить по телефону либо при индивидуальной встрече, а также, если оно должно служить официальным документом, подтверждающим сам факт его отправления. Обдумайте его заблаговременно и удостоверитесь в том, что адресат вами выбран верно и что в его компетенции будет лежать результат в том случае, если ваше письмо – запрос.
2. В одном письме должен быть высказан только один вопрос. Несколько вопросов допускается излагать только в том случае, если они взаимосвязаны между собой. Адресат должен сразу осознать суть и категорию вашего письма, следственно ее нужно высказать в первых же фразах. В них осведомите не только суть вопроса, но и те действия, которые вы полагаете получить в результат. В вводной части вы можете сослаться на нормативные акты, которыми вы руководствуетесь при составлении письма и которые служат основанием для запроса либо предоставления информации.
3. Если обстоятельства и суть вопроса теснее знамениты адресату и были обговорены предварительно, то служебное письмо дозволено писать без вводной части, излагая сразу сам вопрос.
4. Основная часть письма должна побуждать к действиям, уговаривать либо разъяснять. Текст ее должен быть ясным, отчетливым, коротким и логичным. Факты, излагаемые в нем обязаны быть проверенными и объективными, цифровые данные – максимально точными. Само письмо пишите в деловом, нейтральном тоне. Текст может быть написан от первого лица в исключительном либо множественном числе либо от третьего лица в исключительном числе.
5. Избегайте в тексте письма безусловных выражений. Используйте для этого вводные слова и конструкции: если допустимо, вероятно, как следует из, как вестимо.
6. Деловой этикет требует начинать письмо с фразы «Высокочтимый» и писать имя и отчество адресата. Если их нет, то в конце письма, перед подписью начальника вашей организации непременно должна стоять фраза «С уважением,». Это уважение вы можете подчеркнуть и в тексте письма, применяя такие деепричастные циклы, как: «скрупулезно изучив ваши примечания Ваши замечания…», «наблюдательно разглядев Ваши предложения…».
7. Служебное письмо непременно должно быть написано на бланке организации, где указано ее полное название и контактные телефоны.
Совет 3: Как оформить директору командировку
При осуществлении хозяйственной деятельности некоторые начальники организаций обязаны применять служебные поездки. Из статьи 166 Трудового кодекса РФ следует, что работник отправляется в командировку по распоряжению начальника организации. А как быть, если сам директор едет по служебному заданию, чай получается, что он сам себя направляет на служебное задание.
Инструкция
1. В первую очередь посмотрите в уставе социума, кто имеет право издавать распорядительные документы. Если там прописано, что правом издания обладает лишь начальник (он же – директор), то и оформлять документы на командировку должен он. Если вы делегировали право подписи заму, командировочные документы подписывает это лицо.
2. Оформите служебное задание для направления в командировку, оно имеет унифицированную форму №Т-10а. Тут укажите место назначения служебной поездки, время ее начала и окончания (согласно билетам), цель командировки. Подпишите документ. Позже окончания служебной поездки заполните отчет, тот, что располагается в нижней части формы.
3. Издайте приказ о направлении работника в командировку (форма №Т-9). Если в уставе прописано делегирование право подписи другому лицу, составлять распорядительный документ должен он. Сюда впишите информацию о служебной поездке: место назначения и период командировки, цель и основание (служебное задание). Подпишите документ либо отдайте на подпись заму.
4. Оформите приказ о вашем временном замещении. Если имеется зам, назначьте его исполнять обязанности начальника; если же нет в штате такой должности – назначьте другое лицо. В распорядительном документе пропишите период замещения и причину (командировка), уточните ряд полномочий.
5. Оформите на зама доверенность на право ведения дел. Скажем, для предоставления интересов компании в налоговой инстанции. Позаботьтесь и о подписании финансовых документов. Для этого вы можете обратиться в обслуживающий вас банк и переделать карточку подписей.
6. Составьте командировочное удостоверение (форма №Т-10). Укажите Ф.И.О. директора организации, его табельный номер. Ниже впишите цель командировки и период нахождения вне рабочего места. Попишите документ.
Совет 4: Как написать продолжение таблицы
Если в документе, исполненном в редакторе OpenOffice.org, Abiword либо Microsoft Word, имеется таблица, число строк и столбцов в ней не является фиксированным. При необходимости их дозволено добавлять, тем самым увеличивая число пунктов таблицы и их параметров.
Инструкция
1. Откройте документ, в котором находится таблица. Для этого выберите пункт меню «Файл» – «Открыть» либо нажмите клавиши Ctrl-O. Обнаружьте файл в той либо другой папке, а после этого нажмите клавишу Ок. Обнаружьте в документе таблицу, к которой требуется добавить продолжение .
2. Установите курсор в ячейку таблицы , позже которой нужно расположить дальнейший столбец либо строку.
3. Поднесите стрелку к той же ячейке, позже чего нажмите правую клавишу мыши.
4. В появившемся меню выберите пункт «Строка» – «Вставить» либо «Столбец» – «Вставить».
5. В поле ввода «Кол-во» введите с клавиатуры число добавляемых строк либо столбцов. Дозволено также увеличивать либо сокращать их число при помощи расположенных в правой части поля кнопок со стрелками.
6. Выберите расположение добавляемых строк либо столбцов: до либо позже ячейки, в которой в данный момент находится курсор.
7. Нажмите кнопку Ок. Строки либо столбцы добавятся, но они будут пустыми. Введите в них нужную информацию.
8. Позже добавления новых ячеек может понадобиться отредактировать вид обрамления теснее имеющихся. Для этого переместив курсор в всякую из ячеек таблицы , в меню текстового редактора выберите пункт «Формат» – «Таблица».
9. Когда откроется окно, выберите в нем вкладку «Обрамление». После этого активируйте один из готовых вариантов обрамления в поле «Предопределенное» либо настройте внешний вид всей из стенок в поле «Задается пользователем».
10. Если вы сделали при настройке обрамления ошибку, нажмите клавишу «Восстановить», позже чего настройте параметры снова. Когда же все ошибки будут устранены, нажмите кнопку Ок, и вид таблицы изменится на установленный вами. После этого здесь же сбережете документ в новейший файл («Файл» – «Сберечь как») либо в тот же файл (Ctrl-S). При применении редактора OpenOffice.org и применении формата, не являющегося для редактора основным, удостоверите неизменность формата.
