Совет 1: Как вести журнал о регистрации приказов
На всяком предприятии издаются приказы, распоряжения. Они делятся на следующие виды: по личному составу, по стержневой деятельности, по отпускам. По всем из них рекомендуется вести обособленный журнал регистрации приказов. Особой формы данного документа не существует, следственно компанией бланк разрабатывается самосильно.
Вам понадобится
- – документы компании;
- – бланк журнала регистрации приказов;
- – приказы по личному составу.
Инструкция
1. Разработайте коллективный договор по кадровой политике, включая порядок делопроизводства. В качестве приложения к локальному акту компании составьте журнал регистрации приказов. Учтите, что различные виды распоряжений фиксируются в отдельных журнал ах, потому что у них отличается срок хранения. К примеру, приказы по личному составу хранятся 75 лет. Дальше рассматривается порядок заполнения такого журнал а.
2. На титульном листе журнал а по регистрации приказов напишите полное название документа заглавными буквами. После этого укажите наименование организации. Если компания довольно огромная, для всякой службы желанно вести такой журнал отдельно. Укажите дату, когда реально заведен документ.
3. В первой графе укажите порядковый номер распоряжения. Во втором столбце напишите персональные данные, название должности лица, ответственного за ведение журнал а. Приказы по личному составу, как водится, регистрирует кадровый коллега, тот, что назначается ответственным соответствующим приказом директора.
4. В третьей графе журнал а укажите номер приказа, присвоенный документу при издании. Для распоряжений по личному составу рекомендуется ставить литеру ЛС, для приказов по стержневой деятельности – ОД, для отпускных распорядительных документов – О. В четвертом столбце напишите дату составления приказа.
5. В пятом столбце желанно вписать персональные данные, наименование должности, отдела работника, по которому составлен приказ. В шестой графе напишите оглавление распоряжения. К примеру, прием на должность, расторжение договора, перевод на иную работу и тому сходственное.
6. В седьмой графе ставится подпись ответственного лица, а в восьмом столбце журнал а указывается номер папки, которая хранится в архиве. При смене ответственного эксперта непременно составьте акт передачи документов.
Совет 2: Как обозначить приказы
Приказ — документ, имеющий огромное фактическое значение. В нем указывается некое определенное действие: прием и увольнение работника, дисциплинарное взыскание, надобность внедрения новой спецтехнологии и многое другое. Делопроизводитель должен обеспечить хранение этого вида документов и вероятность стремительно обнаружить надобный. Для этого всякому приказу присваивается неповторимый идентификационный номер.
Вам понадобится
- – приказы;
- – журнал учета;
- – инструкция по кадровому делопроизводству;
- – 2 либо 3 скоросшивателя.
Инструкция
1. Форма регистрации приказов жестко не регламентирована правом. Существует типовая инструкция, изданная Росархивом 27 ноября 2000 года, где указано, что нумерация приказов по личному составу и стержневой деятельности должна вестись раздельно в пределах календарного года. Если вы трудитесь в маленький фирме, где секретарь исполняет и работу делопроизводителя – заведите 3 скоросшивателя и 3 журнала регистрации.
2. Составьте инструкцию по делопроизводству. Она может состоять каждого из нескольких пунктов. Укажите, какие приказы обязаны храниться 5 лет, а какие – 75. Напишите, на какие массивы делятся приказы по вашему предприятию и как вы решили их обозначать. Приказы по стержневой деятельности обыкновенно нумеруются порядковым номером, а кадровые – номером и буквой. Скажем, номер может выглядеть как «Приказ №2 -л/с» либо «Приказ №2-к». Для документов с различным сроком хранения придумайте различные обозначения. Скажем, краткосрочные дозволено помечать как кадровые, а долгие – как по личному составу.
3. Поделите приказы по кадрам на 2 части по срокам хранения. Документы о предоставлении очередного либо учебного отпуска, краткосрочной командировке, вознаграждениях и дисциплинарных взысканиях хранятся 5 лет. Приказы о приеме на работу, переводу, увольнении, долгих командировках и долгих отпусках подшейте в иную папку. На обложках скоросшивателей напишите наименование папки и срок хранения. Приказы по стержневой деятельности подшейте отдельно
4. В огромных фирмах приказы оформляют различные службы. Документацию по стержневой деятельности, как водится, ведет секретарь, а по личному составу – отдел кадров. Соответственно, у всякого свой скоросшиватель и свои книги учета. Эксперту отдела кадров довольно завести 2 книги и 2 папки, поделив документы по срокам хранения. Впрочем при дюже большом документообороте частенько всякую папку делят по видам приказов. Если у вас на предприятии принята раздельная система хранения – все равно нумеруйте приказы по порядку в пределах всеобщего массива и регистрируйте их в одном журнале.
5. Приказы по стержневой деятельности могут касаться не только каждой фирмы, но и отдельных подразделений. Разработайте код для всякого отдела либо управления. Это может быть литера либо цифра. Не позабудьте, что обозначение приказов по стержневой деятельности должно отличаться от того, которое принято в кадровом делопроизводстве вашей фирмы. Нумерация и в этом случае идет в пределах всеобщего массива “основная действие”.
Обратите внимание!
Часто случается, что делопроизводитель приходит на предприятие, где до этого никто не позаботился о порядке, документы перепутаны и нумеровались как попало. У нового работника появляется желание во каждому этом разобраться и перенумеровать то, что теснее есть. Подумайте, стоит ли это делать. Разобрать приказы по массивам и по срокам хранения, безоговорочно, имеет толк. Но менять обозначения кадровых приказов не следует. Номер должен в точности совпадать с тем, тот, что проставлен в трудовой книжке принятого на работу либо уволенного. Это может оказаться дюже значимым в случае какого-нибудь чрезвычайного происшествия. Скажем, если возникнет конфликтная обстановка и работник будет решать трудовой спор в суде. Разумеется, номер и дата на самом документе обязаны соответствовать данным в регистрационной книге..
Бесплатный анализ вашего дела и оценка шансов на возврат. Каждая ситуация индвидуальна и требует детального подхода. Получите инструкцию, что нужно делать именно Вам!
