Как заполнять книгу приказов

Совет 1: Как заполнять книгу приказов

Приказы являются локальными документами организации, нужными для решения нынешних задач в деятельности организации. Позже издания приказы нужно регистрировать в особых книгах. В организации обязаны заполняться книги регистрации приказов по стержневой деятельности и по личному составу.



Вам понадобится

  • – канцелярские книги либо толстые тетради.

Инструкция

1. Оформите книги регистрации приказов . От того что внутренние документы по нынешней деятельности и личному составу обязаны регистрироваться отдельно, заведите несколько таких книг – для приказов по стержневой деятельности, по административно-хозяйственной деятельности, по кадрам, командировкам, отпускам и т.д.). Разлинуйте на графы страницы купленных книг. Напишите в «шапке» наименования столбцов: №п/п, Номер приказа, Дата, Короткое оглавление, Подпись исполнителей.

2. Оформите титульные листы книг, написав названия от руки либо напечатав на компьютере(Книга регистрации приказов по _________(стержневой деятельности, личному составу, отпускам, командировкам и т.д. за______ год). Пронумеруйте листы книг. Прошнуруйте их, применяя шило и нитки. С оборотной стороны книг наклейте бумажки с надписью: «Пронумеровано, прошнуровано __ листов». Укажите дату, свою должность, проставьте подпись и расшифровку подписи. Поставьте печать (для документов либо кадровую).

3. Регистрируйте приказы в книгах по мере их поступления. Делайте записи опрятно, по вероятности не допуская исправлений. В графу «№ п/п» проставьте порядковый номер записи, в графу «номер приказа» – номер документа, в графу «Дата» – дату, указанную в приказе (а не дату регистрации). В графе «Короткое оглавление» напишите, о чем приказ. В графе «Подпись исполнителя» должен расписаться коллега, которому предуготовлено выполнение приказа.

Совет 2: Как написать приказы на командировку

У огромных компаний появляется надобность отправлять своих работников для ведения переговоров и решения других вопросов в сторонние организации, находящиеся в отдаленных городах. Директору фирмы и начальнику структурного подразделения нужно оформить документы в командировку . Вначале пишется служебное задание, а после этого издается приказ на командировку .



Вам понадобится

  • документы предприятия, данные работника, направляемого в командировку, бумага А4, компьютер, ручка.

Инструкция

1. Решение направить определенного работника в командировку принимает первое лицо компании на основании докладной записки начальника структурного подразделения. В служебном задании прописывается цель командировки.

2. На основании служебного задания директор пишет приказ. В шапке документа нужно указать полное название организации в соответствии с учредительными документами либо фамилию, имя отчество физического лица для индивидуального предпринимателя. Посередине листа формата А4 печатается наименование документа заглавными буквами. Приказу присваивается табельный номер и дата издания, которая соответствует дате принятия решения направить работника в командировку .

3. Позже фразы «направить в командировку » заполняются поля приказа, предуготовленные для данных эксперта. Начальник указывает фамилию, имя и отчество работника, направляемого в командировку , занимаемую должность, наименование структурного подразделения, в котором трудится работник. Дальше пишутся реквизиты организации, в которую производится командировка (страна, город, название предприятия).

4. По данным служебной записки пишется длительность нахождения эксперта в командировке, дата начала и окончания поездки (число, месяц, год).

5. В командировку коллега направляется в некую организацию с определенной целью, следственно в приказе нужно коротко прописать ее, выделить значимость поездки.

6. Нахождение в командировке предприятие должно оплатить работнику, потому что находиться коллега должен в ином городе по делам фирмы. За счет каких средств производится поездка, в приказе прописывается.

7. Данный документ издается директором организации и соответственно подписывается им же с указанием его должности, фамилии и инициалов.

8. Кадровики обязаны ознакомить эксперта, направляемого в командировку , с приказом. Работник пишет свою фамилию, инициалы, ставит подпись и дату подписания.

Совет 3: Как заполнить приходно-расходную книгу

На всяком предприятии (а с 6 октября 2006 года это распространяется и на индивидуальных предпринимателей) должна вестись приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Ее форма утверждена постановлением Министерства труда. Заполнением книги обязано заниматься ответственное лицо, у которого эта обязанность прописана в должностной инструкции.



Вам понадобится

  • – бланк приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек;
  • – документы предприятия;
  • – штатное расписание;
  • – документы по приходу/расходу трудовых книжек;
  • – бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Инструкция

1. На титульном листе приходно-расходной книги укажите наименование вашего предприятия в соответствии с уставом, иным учредительным документом.

2. На 2-й странице книги впишите персональные данные работника, ответственного за ее ведение, назначенного приказом начальника (указывается номер и дата распорядительного документа), занимаемую им должность. Как водится, заполнением приходно-расходной книги занимается бухгалтер. На этой же странице пишется период, в котором ведет работник данный документ. Чай изготавливать его заполнение нужно до тех пор, пока он не закончится.

3. Третья страница книги состоит из двенадцати граф. В первой графе впишите регистрационный номер выданной трудовой книжки, тот, что присваивается ее бланкам и вкладышам в нее.

4. Следующие три графы предуготовлены для внесения даты прихода/расхода бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Число, месяц и год укажите арабскими цифрами.

5. В пятой графе впишите название контрагента, от которого производится поступление бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Нужно рассматривать, что приобретать их нужно у официальных распространителей, дабы в будущем не появилось загвоздок. Изредка встречается и такое, что серия и номер трудовой книжки не существуют. Найти это могут при начислении работнику пенсии в пенсионном фонде. Тогда книжку и произведенные в ней записи признают недействительными, а доказывать обратное работнику довольно трудно.

6. В шестой графе напишите номер и дата документа, тот, что является основанием приобретения бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Укажите его наименование.

7. Если вы купили трудовые книжки, то их серии и номера укажите в седьмой графе. Если происходит поступление вкладышей в нее, то реквизиты впишите в восьмой графе. Сумму покупки напишите в девятой графе.

8. Если вам надобно зарегистрировать расход бланков трудовых книжек, серию и номер впишите в десятой графе. Если происходит продажа книжек, то их реквизиты укажите в одиннадцатой графе. Сумму документа напишите в двенадцатой графе.

Совет 4: Как заполнять книгу учета бланков суровой отчетности

Для всякий организации значимо положительное заполнение и суровый контроль всех документов. Это нужно как для слаженной внутренней работы предприятия, так и для удачного прохождения внешних проверок. Скажем, если в вашей фирме применяются бланки суровой отчетности , нужно знать, как их положительно рассматривать.



Вам понадобится

  • – бланки отчетности;
  • – книга учета бланков.

Инструкция

1. Узнайте, какие бумаги относятся к бланкам суровой отчетности (БСО). БСО – это такие документы, которые могут служить заменой кассового чека. К ним относятся билеты, путевки, разные квитанции и так дальше. Их все нужно применять и рассматривать по особым правилам.

2. Изготовьте книгу для учета бланков. Она должна состоять из отдельных листов с проставленными номерами страниц. Страницы обязаны быть сшиты нитью, которую нужно закрепить бумагой, приклеенной на задней стороне книги. На бумаге должна стоять печать организации, причем таким образом, дабы вставка новых и удаление ветхих страниц книги было немыслимо без нарушения целостности печати. Также рядом со штампом организации должно стоять имя и подпись ответственного работника. Также указывается число страниц в книге учета, во избежание изъятия и замены листов с данными.

3. Верно заполняйте книгу . В ней обязаны быть указаны все бланки суровой отчетности , а также их номера, серии и наименования. Эти данные отличнее каждого заносить в виде таблицы. Существует и официально принятая форма учета, о которой дозволено узнать из ряда приказов Министерства финансов. Но эта форма не является непременной для исполнения. Скажем, дозволено регистрировать число бланков на ежедневной основе либо реже, в зависимости от условий работы организации.В книге указывается число имеющихся в наличии бланков, а также их прием и передача. Всякое сходственное событие заверяется подписью работника, ответственного за хранение сходственной документации. С ним должно быть заключено особое соглашение о физической ответственности. При передаче документации составляется особый акт, тот, что традиционно хранится совместно с книгой учета.

4. Периодично проводите контроль бланков суровой отчетности , сверяясь с книгой. При инвентаризации должна быть составлена опись, которую тоже надобно беречь совместно с книгой.

Видео по теме

Совет 5: Как заполнять книгу учета движения трудовых

Трудовая книжка – это стержневой документ, по которому ведется контроль стажа работника. Следственно разные коллеги организации, отвечающие за работу с персоналом, обязаны особенно сурово следить за тем, дабы трудовые книжки были в сохранности и соответствующим образом учтены. Как же оформлять нужный для этого документ – книгу учета трудовых книжек?



Вам понадобится

  • – книга учета;
  • – трудовые книжки;
  • – приказы о принятии на работу и об увольнении.

Инструкция

1. Сделайте книгу учета трудовых книжек. Она может быть изготовлена как типографским методом, так и независимо. Для этого возьмите несколько листов, сшейте их нитью, концы которой необходимо закрепить на задней стороне книги и заверить печатью организации. На листах нужно начертить таблицу из тринадцати столбцов. На всякой странице должен стоять ее номер. Эта книга применяется до тех пор, пока все строчки не будут заполнены, позже чего должна быть оформлена новая.

2. Начните заполнение книги. В нее вводится каждая информация, связанная с приобретением и выдачей трудовых книжек отделом кадров. При регистрации какого-нибудь действия с трудовой в первой графе укажите номер, под которым она была зарегистрирована при приобретении. Если кадровый отдел получает ее впервой, надобно присвоить ей данный номер.

3. Во втором, третьем и четвертом столбцах указывайте день, месяц и год оформления работника на работу в организацию. Дальше запишите фамилию, имя и отчество человека, которому принадлежит трудовая книжка. В следующую графу следует внести серию и номер книжки. На некоторых эта информация не указывается – в таком случае следует ограничиться прочерком.

4. В седьмой графе запишите должность человека. Она указывается как в самой трудовой книжке, так и в иных документах – договоре, индивидуальной карточке работника. Дальнейший столбец заполните наименованием департамента либо отдела, где работает обладатель книжки. После этого укажите номер документа, согласно которому трудовая книжка оформляется либо возвращается обладателю, это может быть приказ о приеме на работу либо об увольнении. В конце коллега отдела кадров должен поставить свою подпись.

5. Дальнейшие столбцы заполняются только при необходимости. В одиннадцатой графе необходимо записать стоимость трудовой книжки, если ее оплачивает работник. В графах 12 и 13 заносится информация о тех, кто увольняется – дата прекращения трудового договора и подпись прежнего работника.

6. Если вы записали в книге учета что-либо ненормально, вы можете это поправить. Для этого зачеркните ложную информацию, запишите верную рядом либо строчкой ниже и добавьте слова «Поправленному верить» либо «Запись недействительна». Исправление заверяется подписью работника отдела кадров.

Совет 6: Как заполнять книгу учета трудовых книжек

Кадровая служба предприятия, организации, индивидуального предпринимателя заводит работникам трудовые книжки либо заполняет теснее имеющиеся у работников. Чистые бланки регистрируются в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек в бухгалтерии фирмы. Кадровики обязаны вести книгу учета трудовых книжек и регистрировать данный документ всего работника.



Вам понадобится

  • – трудовая книжка работника;
  • – бланки документов;
  • – печать предприятия.

Инструкция

1. При приходе нового работника директор предприятия издает приказ о приеме на работу, которому присваивается номер и дата издания. Начальник знакомит работника с приказом под роспись.

2. Позже издания приказа кадровый работник делает запись в трудовой книжке работника. Указывает номер порядковой записи арабскими цифрами, дату приема на работу. В сведениях о работе пишет, на какую должность, в какое структурное подразделение, в какую организацию принят данный работник. Основанием записи служит приказ о приеме на работу, изданный первым лицом организации. В основаниях вписывается номер и дата издания приказа.

3. Работник сдает свою трудовую книжку на хранение работодателю. Кадровая служба регистрирует всякую сданную трудовую книжку. Для этого в книге учета трудовых книжек проставляется дата заполнения трудовой книжки, которая соответствует дате издания приказа директором предприятия. Бланк книги учета трудовых книжек утвержден постановлением Министерства Труда РФ от 10 октября 2033 г. за № 69. Кадровик пишет всецело фамилию, имя и отчество работника, сдавшего трудовую книжку, указывает ее серию и номер, которые вписаны на титульном листе трудовой книжки. В соответствии с записью в данном документе сведений о работе работника кадровик пишет должность, на которую принят работник, наименование структурного подразделения и полное название предприятия. В соответствующей графе указывается номер и дата издания приказа о приеме на работу.

4. Работник предприятия, у которого в ответственном хранении находятся трудовые книжки, пишет расписку о приобретении данной трудовой книжки. При увольнении работник должен написать расписку о приобретении своей трудовой книжки на руки, кадровик указывает дату приобретения книжки, которая соответствует дате увольнения работника с предприятия.

Совет 7: Как заполнять книгу учета прибылей и затрат индивидуального предпринимателя

Для предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утверждена новая форма книги учета доходов и затрат. Документ является приложением к приказу № 154н Министерства финансов РФ от 31.12.2008г. Он состоит из титульного листа, первого раздела, в котором отражаются финансовые итоги деятельности предпринимателя за всякий квартал отчетного года, второго и третьего разделов.



Вам понадобится

  • – бланк книги учета прибылей и затрат;
  • – паспорт индивидуального предпринимателя, ИНН;
  • – приходные и расходные документы;
  • – налоговое право;
  • – калькулятор.

Инструкция

1. На титульном листе книги прибылей и затрат напишите год, за тот, что заполняется документ. Укажите дату составления книги. Впишите персональные данные физического лица в соответствии с паспортом. Напишите идентификационный номер налогоплательщика.

2. Напишите название выбранного объекта налогообложения, руководствуясь статьей 346 Налогового кодекса РФ. Всецело впишите адрес прописки индивидуального предпринимателя. Укажите наименование банка, в котором у вас открыт расчетный счет, напишите номер счета.

3. После этого в первом разделе книги учета прибылей и затрат заполните поквартально таблицы. Укажите дату, номер первичного приходного либо расходного документа, опишите оглавление операции. Впишите суммы прибылей и затрат в четвертую и шестую графу. Учтите, что надобно писать отдельной графой суммы прибылей и затрат, которые облагаются налогом на выручка.

4. Подсчитайте суммы прибылей и затрат за 1-й, 2-й, 3-й и четвертый квартал, после этого исчислите результаты за полугодие, девять месяцев, год.

5. К первому разделу книги заполняется бухгалтерская справка, где указываются итоговые суммы прибылей и затрат, а также разница между исчисленным и уплаченным налогом за предшествующий год. Рассчитайте убыток путем суммирования затрат за отчетный период и полученной разницей за истекший год. Из итога вычтите доходы.

6. Из всеобщей суммы прибылей вычтите расходы и разницу за предшествующий год между исчисленным и уплаченным налогом. Полученный итог – вывод по доходам за нынешний отчетный период.

7. Во втором разделе книги укажите расходы на получение (сооружение) основных средств, нематериальных активов. В соответствии с документацией на эти затраты впишите изначальную стоимость, амортизацию, срок пригодного применения и так дальше. Рассчитайте сумму, которую следует учесть в нынешнем отчетном году.

8. В третьем разделе вписываются суммы убытков, сокращающих налоговую базу по выручки. Соответственно, вы можете часть из них перенести на следующие периоды, а в нынешнем году учесть убытки за предыдущие периоды, потому что налоговая инспекция списывает их помаленьку.

Видео по теме

Совет 8: Как заполнять личную карточку

Форма индивидуальной карточки работника Т-2 является унифицированной, заполняется работником кадровой службы при приеме на работу. Дальнейшие записи вносятся в течение трудовой деятельности. В определенных случаях, записи удостоверяются работником. По сути, форма Т-2 является основой личного дела работника.

Инструкция

1. Заполнение индивидуальной карточки производится на основании первичных документов: приказ о приеме на работу, документ об образовании, паспорт, армейский билет, трудовая книжка.

2. В индивидуальной карточке указываются данные и коды организации: ОКАТО, ОКИН, ОКУД, ОКПО.

3. Некоторые данные не подтверждаются документами, а указываются со слов работника: данные о фактическом месте жительства, данные о родственниках, степень владения иностранным языком.

4. Прием на работу, переводы, метаморфоза сведений о работнике удостоверяются его подписью.

5. Исправления вносятся путем зачеркивания предыдущей записи, новая запись располагается сверху либо рядом.

6. В карточку вносят данные о всех предоставленных отпусках: стержневой, добавочный, период за тот, что предоставляется отпуск, число дней, даты начала и окончания.

7. В отдельном разделе указываются данные о воинском учете на основании воинского билета либо удостоверения призывника. Работник отдела кадров удостоверяет эту часть карточки своей подписью, тем самым подтверждая верность сведений.

8. Заполнение формы Т-2 оканчивается записью об увольнении: дате, основании, реквизитах приказа. Такая запись также удостоверяется работником и кадровиком.

Видео по теме


Обратите внимание!
Собственные карточки работников, в том числе уволенных, подлежат хранению в течение 75 лет.

Полезный совет
Изначальное заполнение допустимо в электронном виде, но позже ее оформления надобно ее распечатать и ознакомить с ней работника.

Совет 9: Как заполнять журнал путевых листов

Обладатели либо собственники транспортных средств обязаны оформлять первичные учетные документы, подтверждающие оказание служб в сфере транспорта. Для этих целей разработаны и утверждены формы путевых листов , которые подлежат регистрации в соответствующем журнале.

Инструкция

1. Правом установлена унифицированная форма журнала учета движения путевых листов №8, которая предоставляет вероятность организациям и индивидуальным предпринимателям контролировать процесс их выдачи и возврата. Формы первичной документации, которые разработаны и утверждены Правительством РФ, используются организациями и индивидуальными предпринимателями в непременном порядке. Указанная форма вводится в действие приказом начальника.

2. Поместите на обложке журнала учета движения путевых листов следующую информацию: название организации/индивидуального предпринимателя, ОГРН, код организации по ОКПО, код по ОКУД, наименование «Журнал учета движения путевых листов», укажите период осуществления регистрации. Оборотную сторону журнала скрепите печатью и подписью начальника.

3. Оформите листы журнала в единообразной форме, в виде таблиц из граф, имеющих такие наименования: номер путевого листа, марка транспортного средства, государственный номер, Ф.И.О. водителя, дата выезда/заезда, показания спидометра, принятые меры. Всякую графу заполняйте надлежащим образом и раскрывайте информацию, заявленную в ее наименовании.

4. Укажите в журнале лиц, ответственных за его ведение и правильность оформления. Данные лица для подтверждения возложенных на них полномочий обязаны расписаться в соответствующей графе.

5. Регистрируйте в журнале путевые листы само­стоятельно оттого, на какой срок они выданы. Если путевой лист имеет действие в течение продолжительного периода, укажите об этом в примечании.

6. Журнал учета движения путевых листов, при положительном оформлении, будет являться источником информации в вопросах контроля над работой водителя, исчислении его заработной платы и расчетов за осуществленные перевозки.

Обратите внимание!
Срок хранения приказов на предприятии по стержневой деятельности организации и по личному составу – 75 лет, приказов по административно-хозяйственной деятельности – 5 лет.

Полезный совет
При заполнении книги оставляйте между заполненными строками 2-3 свободных – они могут сгодиться для регистрации приказов, оформляемых «задним числом» (номер приказа будет через дробь- 1/1,1/2 и т.д.).Исправления в книге регистрации приказов отличнее делать дальнейшим методом: вырезать ломтик бумаги из последних листов (их дозволено не нумеровать), опрятно заклеить неправильную запись и сделать новую.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий