Совет 1: Как сшить документы для архива

Положительное хранение документов – значимый элемент делопроизводства. Раньше чем отправить бумаги в архив, их нужно прошить. Для этого следует знать основные правила архивной обработки дел.



Вам понадобится

• – шило;
• – игла;
• – грозная нить;
• – клей.

Инструкция

1. Пронумеруйте все листы, применяя черный графитовый карандаш. Номер ставится в верхнем правом углу. Сложите документы в порядке хронологии, начиная с самых ветхих. Если есть конверты с вложенными документами, то нужно пронумеровать конверт, а потом всякий документ в нем.

2. Уберите все скрепки и иные металлические детали. Если документ не имеет поля для подшивки, приклейте к нему бумажную полоску. Приготовьте все бумаги к прошивке, сделав наметки для четырех проколов и разместив их в картонную обложку.

3. Пачки документов нужно зажать струбциной, проколоть при помощи шила либо просверлить особым устройством для прошивки документов. Не снимая струбцины, прошейте бумаги при помощи длинной иглы, применяя грозную нить, шпагат либо ленту.

4. Для верной прошивки нужно продеть с тыльной стороны иглу в то отверстие, которое идет вторым по счету, провести иглу по тыльной стороне и возвратиться вновь ко второму отверстию. Позже этого иглу нужно вывести на лицевую сторону и прошить второе отверстие, но теснее сверху. Нить вытаскивается с тыльной стороны, и два ее конца закрепляются так, дабы нитяные хвостики дозволено было заклеить бумагой (калькой).

5. На бумаге, наклеенной на нити, ставится печать организации, а также расписываются должностные лица (директор, основный бухгалтер). На картонную обложку наклеивается опись документов, которые подшиты в пачке. В ней следует указать название организации и ее структурного подразделения, поставить дату, указать срок хранения документов и архивный шифр, если он принят в вашей организации.

Совет 2: Как подшивать документы в архив

Значимая документация – договора, счета-фактуры, акты – должна храниться в компании длинно. Для некоторых дорогих бумаг данный срок составляет пять либо даже десять лет. Дабы документы не помялись и не потерялись, их необходимо верно подшивать и архивировать.



Вам понадобится

• – папки – скоросшиватели;
• – прозрачные файлы – кармашки.

Инструкция

1. Дабы подшить договор, дождитесь, пока он будет завизирован у всех заинтересованных лиц. Получите подписи генеральных директоров обоих сторон и проставьте печати. Позже этого снимите копии документа и раздайте их каждому, кто имеет к нему отношение.

2. Дайте договору номер. Он должен содержать цифры и буквы. Скажем, 123-АБ. Поставьте число подписания документа.

3. Заведите журнал учета договоров. Вносите туда номер документа, дату подписания и юридическое лицо, к которому он относится. Номера обязаны идти по порядку, друг за ином, в зависимости от того, когда был подписан контракт.

4. Если в компании существует несколько юридических лиц, журнал учета договоров у всякого должен быть свой. Так вы избежите путаницы.

5. Положите договор в обособленный файл. Если договора встречные, их несколько, разместите все в один карман. Так будет легче сопоставить документы и обнаружить их в случае потребности.

6. Вставьте файл в скоросшиватель и закрепите особыми держателями. Не стоит набивать его плотно, документы помнутся. Напишите на корешке папки юридическое лицо, документы по которому хранятся в ней, а также год их подписания.

7. Позже истечения 3 лет папки с договорами дозволено отправить на склад. Сложите их в картонные коробки и разместите в место, не доступное для влаги. На упаковке также укажите юридическое лицо, к которому относятся документы, и год подписания контрактов.

8. Счета-фактуры и акты подшиваются так же, как и договора. Но, взамен бумажного журнала учета документов, отличнее завести электронный. Скажем, в программе “1С: Бухгалтерия”. Скачать ее даром дозволено тут: http://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Это дозволит вам не только вести контроль каждым ценным бумагам, но и изготавливать с ними разные операции – распечатывать добавочные экземпляры, исправлять ошибки и т.д.

Видео по теме

Совет 3: Как сшить документы

Сшивание документов – распространенная в канцелярской и офисной среде процедура. Невзирая на то, что она кажется легкой, существует особый регламент, определяющий правила сшивания документов и их оформления. И эти правила следует знать, дабы документы , отправленные на тендер либо в архив, не были возвращены на последующее оформление и перешивание.

Инструкция

1. Для обеспечения сохранности документов позже прошивки, а также для того дабы они хранились в верном порядке, все листы помимо описи обязаны быть пронумерованы. Документы подшиваются в хронологическом либо алфавитном порядке. Конверты с вложенными листами нумеруются прежде вложенных листов. Пустые листы исключаются из дела и уничтожаются, не нумеруясь.

2. Нумеруйте листы дела простым карандашом сверху вниз, оставляя номера в верхнем правом углу всякого листа, не затрагивая текст. Фотографии и графические материалы нумеруйте на обратной стороне в левом верхнем углу.

3. Если в документах встречаются какие-то карты, склеенные из нескольких листов, нумеруйте их как один лист, указывая число листов в склейке. В конце нумерации составьте заверительную надпись на отдельном листе. Укажите в ней число листов и особенности отдельных документов, а также их физическое состояние.

4. Помимо того, для подшитого комплекта документов надобно составить опись. Не нумеруйте листы описи. В описи напишите наименование документа, впишите дату составления описи, аннотацию, определяющую предназначение комплекта документов, а также перечислите все документы , рассматривая число листов. В конце описи впишите имя, фамилию и отчество составителя.

5. Обложка всякого дела должна иметь размеры 229х324 мм. На первом и последнем листе дела наклейте перед прошивкой полосы тонкого картона. Через эти полосы пропускается шнур. Для оформления дела используйте силикатный клей.

6. На левом крае полей, не затрагивая текстовое поле, сделайте три отверстия шилом либо дыроколом симметрично по каждой высоте листа, на расстоянии 3 см друг от друга. Для прошивки используйте прошивные нитки либо банковский шпагат, а также прошивочную иглу.

7. Прошивайте документ два раза, дабы обеспечить крепкость комплекта. Из центрального отверстия на цикле последнего листа вытяните концы нитки и свяжите их узлом. Наклейте на дело наклейку с заверительной надписью, опечатав его и закрыв узел.

8. Оставьте свободными концы нитей. На заверительной наклейке должна быть отчетливая и различимая подпись начальника, а также печать организации.

Видео по теме

Совет 4: Как сшивать папки

Когда в организации накапливается документация, требующая кратковременного либо долгого хранения, нужно классифицировать ее и сшить папки с мягким либо твердым переплетом. В всяком определенном случае могут быть свои требования к оформлению архива и последовательности работы, потому что суровых законодательных эталонов в этой области не существует. Впрочем определены основные тезисы, которых традиционно придерживаются опытные делопроизводители.



Вам понадобится

• – черный графитовый карандаш;
• – канцелярское шило (либо прибор УПД);
• – струбцина;
• – прошивочная игла;
• – шнур либо капроновая нить;
• – ножницы;
• – лист белой бумаги;
• – канцелярский клей;
• – обложка.

Инструкция

1. Позже экспертизы ценности документации пронумеруйте ее, поставив черным графитовым карандашом порядковый номер (в порядке хронологии) в верхнем правом углу всякого листа. Начинайте с первого разворота; титульную опись содержащихся документов и конечный лист нумеровать не необходимо. Следите за тем, дабы цифры не зашли на текст.

2. Сделайте две пары отверстий особым канцелярским шилом в середине левого поля всего документа. Дабы пачка бумаг не распалась, закрепите ее в струбцине. Как водится, делопроизводители размещают дыры по вертикальной линии, оставляя между всей расстояние не менее 3 см. Если поле у листа тесное, дозволено приклеить к кромке белую полоску.

3. Воспользуйтесь особым станком для прошивки документации (УПД). Это гораздо сократит вашу работу, потому что с поддержкой этого приспособления дозволено одновременно пробить стопку документов толщиной в 10 см. Наблюдательно прочитайте инструкцию и работайте осмотрительно – сверло крепко нагревается.

4. Начинайте сшивать папку с поддержкой особого банковского шпагата либо крепких капроновых ниток и прошивочной иглы. Прошейте архив два раза для верной фиксации. Свободные «хвосты» шнура (около 5-6 см) протащите через срединное отверстие на изнаночной стороне «книги» и сделайте прочный узел.

5. Вырежьте из белой плотной бумаги круг (диаметром около 4 см) и заклейте им узелок. Клей используйте обыкновенный канцелярский. Печатью захватите наклейку, под ней поставьте заверительную подпись и дату. Если папка была теснее прошнурована без заверительной страницы, то ее возможно вклеить на изнанку обложки.

6. Наденьте прошнурованную папку в особую обложку либо переплетите документы с поддержкой станка. Для долговременного архива рекомендуется подобрать твердую обложку, в остальных случаях годится и картонная «одежка» либо из плотной мелованной бумаги. В любом случае это должно быть изделие деловой полиграфии, оформленное в соответствии с корпоративным жанром.

Обратите внимание!
Перед тем как сшить папку, уберите с всего листа все крепежные элементы: скобки, скрепки и булавки! Напротив вы повредите значимые документы при шнуровке и переплете.

Полезный совет
Если листы документов огромнее формата А-4, сшейте их за один край и пронумеруйте в развернутом виде как обыкновенно. У независимых иллюстраций (диаграмм, чертежей и прочего) ставится цифру на цикле в верхнем уголке слева. Мелкие же документы рекомендуется вкладывать в прозрачный файл либо конверт, позже чего подшивать коллективно с другими страницами папки.

Совет 5: Как сшивать бухгалтерские документы

Первичные бухгалтерские документы организации являются источником подтверждения правильности исчисления налогов, платежей работникам и других финансовых расчетов. От правильности их хранения в архивах зависит скорость приобретения информации при потребности.



Вам понадобится

• – иголка;
• – нитки;
• – шило;
• – печать организации.

Инструкция

1. Сшивать бухгалтерские документы надобно такими методами, дабы исключить утерю, обман либо замену документов. Отчетливых инструкций по данной процедуре не существует, всякая организация сшивает так, как считает необходимым. Но все таки для верного архивного хранения бухгалтерских документов, дозволено руководствоваться ГОСТом 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

2. Перед прошивкой с документов надобно удалить булавки и всякие металлические скрепления. На левом поле документа делайте 5 отверстий дыроколом либо шилом. Располагаться они обязаны по вертикали, сурово у левого края листа для сохранения читаемости текста и вероятности перелистывания страниц. Документы разместите в твердую обложку из картона.

3. Прошивайте документы шпагатом либо толстыми нитками на 2 раза для безопасности с подмогой прошивочной иглы. Оставшиеся концы ниток надобно вытянуть на обратной стороне документов, оставив 5-6 см, и завязать узлом.

4. Сверху на узел из нитки наклеивайте квадрат из тонкой папиросной бумаги 5х6 см. Концы нити обязаны остаться видны. Толстую бумагу отличнее не применять, т.к. должен быть виден завязанный узел. Для склеивания используйте силикатный либо канцелярский клей.

5. Сверху на наклеенный квадрат ставится печать организации таким образом, дабы она захватывала часть листа документа. На наклейке также ставится подпись начальника организации либо уполномоченного лица. Подпись должна быть ясно видна и различима, ставится только позже высыхания клея.

6. Сохранность заверенной наклейки, оттиска печати и прошивочной нити, служит гарантом неприкосновенности ваших бухгалтерских документов.

Видео по теме

Совет 6: Как положительно и чем прошивать документы

Бухгалтерские документы и кассовые, протоколы и уставы, книги учета нужно распечатывать и беречь на бумажных носителях. При этом их нужно сшивать, дабы в документах не перепутались страницы, не были утеряны либо изъяты. С этой целью их прошивают. Грозными нитками. Если прошивается документ либо книга, добавочно нить заклеивается наклейкой и заверяется печатью.

Подготовка к прошиванию и сшивание документов

Приготовьте листы документов либо книги для прошивания. Подготовьте иголку и грозные нитки. Могут потребоваться дырокол, клей канцелярский, наклейка (бумага 4 на 6 см) и печать. Дальше подготовьте документы, которые будут подшиваться. Разложите положительно листы, проверьте, в надобном ли порядке они сложены. Если сшиваются несколько листков, довольно прокалывать иглой. Проведите сурово вертикальную линию на месте прошивки, симметрично по центру подметьте 3 точки, между которыми сурово по 3 см, и можете подшивать. Если документ особенно главный, дозволено сделать пять отверстий для прошивки с промежутком по 3 см. Дозволено сделать отверстия дыроколом.Для бухгалтерских документов, которые нужно подшивать толстыми пачками, дозволено применить два варианта. Прокалывать частями и продвигать по нитке. Либо делать прокол толстым длинным гвоздем и молотком. Раньше чем прошивать журнал учета чего-либо, пронумеруйте страницы от обложки до обложки. Дальше воспользуйтесь гвоздем и молотком для прокалывания дырок. Либо проколите шилом.

Чем и как сшивать документы

Прошивать документы в несколько листов дозволено обыкновенными нитками, но отличнее предпочесть нитки прошивные (грозная нить). Пачки банковских документов отличнее прошивать банковским шпагатом. Журналы – нитью грозной, чай журнал скреплен сам по себе, а нить необходима для ручательства, что листы не будут выдернуты. Книга учета прибылей и затрат должна быть пронумерована и прошита. На последней странице указываются данные по книге и ставятся подписи и печати (при наличии) предпринимателя и поверенного налоговой.Отменнее прошивать документы два раза для безопасности. Верный вариант прошивки, когда начинается нить с тыльной стороны документа и туда же выводится остаток нити позже прошивки. Сколько сантиметров нити оставлять на тыльной стороне? Сантиметров 5-7. Тогда комфортно нить завязать узелком. Концы ниток обязаны быть приблизительно равными для дальнейшей заклейки.

Оформление сшитого документа

Куда девать бухгалтерские документы позже сшивания? Дозволено отправлять в шкаф либо в архив. Работа с ними по прошивке закончена. А документы значимые, к примеру, протоколы, нужно подготавливать дальше. Для этого подготавливается наклейка из тонкой бумаги. Заблаговременно распечатывается на ней текст дальнейшего оглавления: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью N листов». N – число листов, указывается прописью и цифрами. Дальше идет должность начальника, название организации, собственно подпись и печать. Текст, внятное дело, печатается предварительно, а подпись и печать ставится позднее. Книга учетов и прибылей, которая велась в электронном виде, распечатывается по окончании отчетного периода, распечатки сшиваются и заверяются предпринимателем и поверенным налогового органа.Наклейка располагается на тыльной стороне документа так, дабы ею были закрыты узелок из ниток и часть ниток. Кончики ниток выводятся за пределы наклейки и проклеиваются канцелярским клеем по каждой поверхности наклейки. Только сейчас дозволено подписывать начальником и ставить печать. Такой же процедуре с наклейкой подвергаются журналы.

Совет 7: Как прошивать дела

Во многих организациях существуют суровые требования к классификации документов и созданию архивов. Нужно обеспечить сохранность дел и изолировать их от сторонних взоров. Всякий делопроизводитель компании обязан уметь прошивать дела, и делать это заботливо и исключительно опрятно.



Вам понадобится

• – Должностная инструкция
• – Канцелярское шило либо переплетный станок
• – Шпагат либо крепкая нить
• – Прошивочная игла
• – Канцелярский клей
• – Белая бумага
• – Ножницы
• – Линейка
• – Ручка
• – Печать (при необходимости сургуч)

Инструкция

1. Прошивать дела надобно в соответствии со своей должностной инструкцией. В любом случае, эта работа во всех компаниях проводится по всеобщим тезисам. Вначале вам надобно пронумеровать весь документ по порядку. Не позабудьте удалить с бумаг все скрепки, металлические скобки и булавки.

2. Начните шить дело так, дабы листы потом дозволено было вольно прочитывать. Для этого проделайте канцелярским шилом четыре отверстия по вертикали в центре левого поля документов. Расстояние между дырками обязаны быть не поменьше 3 сантиметров. Комфортно применять особый настольный станок для прошивки и переплета документов формата А-4. С его подмогой сформировать надобные папки не составит труда – он может сразу просверлить стопку бумаги толщиной до 10 см.

3. Используйте для шнурования документов особую прошивочную иглу, а также банковский шпагат либо же крепкие капроновые нити. В крайнем случае, дозволено в несколько раз сложить обыкновенные нитки. Традиционно документы прошивают два раза подряд, дабы листы надежнее крепились. Это исключительно главно, если дело подготавливается к нерушимому архиву.

4. Оставьте свободные концы у нити либо шпагата около 6 см. Их надобно будет протащить через центральное отверстие на изнанке последнего документа и прочно завязать узлом.

5. Заклейте канцелярским клеем узелок и кончики ниток кружком (диаметром около 4 см) либо же квадратом (размером 4 на 5 см). Фигуру нужно вырезать из плотной бумаги белого цвета.

6. Поставьте печать таким образом, дабы она отчасти зашла на бумажную наклейку, а одним краем – на конечный лист сшитого дела. Дозволено также залить это место сургучом.

7. Дождитесь полного высыхания клея. Потом непринужденно под поставленной печатью укажите число подшитых листов в деле и поставьте подпись должностного лица. Добавьте заверительную надпись и укажите дату заверения. Так же подшиваются копии документов из несколько листов, при этом нужно поставить печать с подписью, датой и надписью «Копия правильна».

8. Переплетите дело, предуготовленное для временного хранения, в мягкую обложку, а документы для долговечного архива – в твердую. Укажите на сшитом деле крайние даты.

Обратите внимание!
Осмотрительно работайте со сверлом переплетного станка – во время эксплуатации оно мощно нагревается, и вы рискуете обжечься.

Совет 8: Как сшить сапожки для собаки

Обувь для собак – это совсем не предмет роскоши и прихоть сумасшедших владельцев. В жизни звериного может появиться много обстановок, когда сапоги легко нужны для охраны лап. Звериное может пораниться, заболеть, да и грозная зима вовсе не благоприятствует для прогулок босиком. Необязательно приобретать обувь в магазине, где цены исключительно высоки, вы можете сами сшить сапоги для домашнего любимца.



Вам понадобится

• – сантиметр;
• – нитки;
• – материал для голенища;
• – войлок;
• – булавки;
• – иголки;
• – материал для подошвы;
• – резинки.

Инструкция

1. Определите размер лапы собаки . Это дозволено сделать, обведя конечность карандашом на листе бумаги. После этого замерьте полученный образец сантиметром. Непременно надобно определять размер у обеих пар лап, от того что передние чуть огромнее задних. Измерьте также высоту от ступни до запястного сустава и ширину голенища.

2. Постройте выкройки. Для ступни подойдет образец, с подмогой которого вы измеряли ступню, только добавьте еще 1 см для припуска. Выкройка для голенища делается дальнейшим образом: нарисуйте прямоугольник, равный высоте длине лапы до запястного сустава, а в ширину – размеру голенища. Непременно добавьте 1 см на припуск (для огромных собак 2 см). Подметьте расположение суставов. Если фиксировать обувь вы будете с поддержкой резинки, то добавьте к выкройке длину кулиски (она равна ширине резинки + 1 см).

3. Вырежьте выкройки и приметайте к ткани легкими стежками либо прикрепите булавками. Сейчас по выкройке раскроите заготовки для пошива сапог.

4. Сшейте подошву. В качестве основного слоя возьмите крепкий прорезиненный материал, к нему пришейте войлок, а внутреннюю часть подошвы исполните из мягкого трикотажного материала, дабы лапам было удобно. Дабы избежать промокания подошвы в дождливую погоду, покройте края клеем и прикрепите целлофан. Украсить подошву дозволено огромными стежками из разноцветных ниток.

5. Сформируйте голенище. Если вы планируете применять сапоги в прохладное время года, то используйте 2 слоя материи. Вовнутрь вшейте мягкий материал и покройте его сверху тканью, не пропускающей влагу. К верху голенища пришейте кулиски и вставьте резинки для фиксации. Дабы защитить пальцы и пятки от ушибов, обшейте эти места на сапогах твердым материалом.

Обратите внимание!
Внутреннюю часть сапога желанно делать без швов, дабы не нервировать лапы звериного.

Полезный совет
Вы можете украсить сапоги по своему усмотрению, скажем странной вышивкой либо грациозным бантом, покрывающим фиксатор.

Обратите внимание!
Устройство для прошивки документов либо архивный станок применяется в делопроизводстве и предназначается для стремительного и комфортного прошивания крупных пачек бумаг. С таким устройством дозволено трудиться прямо за столом, оно дюже примитивное и значительно упрощает процесс архивации.