Совет 1: Как составить реестр документов
Документы – неотделимая часть всякого делопроизводства на предприятии либо в организации, вне зависимости от того, частная она либо государственная. Документы заполняются, сортируются, отправляются, принимаются и т.д. В случае если документов несколько, легко нужно составлять реестр – это не только упростит работу делопроизводителей и других категорий работников (экономисты, бухгалтеры и т.д.), но и работников других организаций, в случае если ими принимаются отправляемые вами документы.
Инструкция
1. Соберите нужные документы одной категории, то есть документы, относящиеся к одному виду (подтверждающие производственные расходы, документы приема/сбыта и т.д.). Отдельно соберите распорядительную документацию: приказы, постановления, распоряжения. Рассортируйте их, согласно авторству (приказы начальника организации, распоряжения руководителей отдела и т.п.).
2. Сформируйте папки для хранения теснее разобранных документов и подшейте все в хронологическом порядке. Сделайте опись всей папки. Присвойте им инвентарный номер.
3. Сделайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, поделив лист на колонки и строки. Подпишите столбцы в соответствии с назначением документа и его функциональностью. При этом помните, что реестр должен содержать исчерпывающую информацию о документах, дабы не доводилось по той либо другой причине всякий раз вновь и вновь открывать сам документ и постигать его. Так, к примеру, реестр документов , подтверждающих произведенные расходы, должен содержать следующие графы: номер документа, название, оглавление документа, сумма и отметка о возвращении документа.
4. В свою очередь, реестр документов акционеров ОАО, ЗАО и т.д. должен включать нужные данные для идентификации всех зарегистрированных в реестр е лиц, фиксации их прав на акции, о приобретении прибылей по акциям зарегистрированных в реестр е лиц, сбор данных обо всех обладателях акций, а также информацию о приобретении ими всевозможных уведомлений о собраниях и других мероприятиях.
5. Следует знать, что при составлении реестр а документов для вашего комфорта и быстроты поиска в дальнейшем, нужно вести все записи в хронологическом порядке.
6. Только в том случае, если реестр документов будет составлен правильно, вам не потребуется тратить лишнее время на искания, вы сумеете стремительно и легко разыскать необходимую бумагу, отправить необходимый запрос либо уведомление и примитивно высококачественно исполнять свою работу.
Совет 2: Как вести реестр ЗАО
Реестр ЗАО – данные о членах акционерного общества и их правах в отношении акций этого социума, которые являются дорогими бумагами. Всякое ЗАО , даже если в состав его членов входит каждого лишь один человек, обязано обеспечить ведение и хранение реестра акционеров в соответствии со ст. 22 Федерального закона «Об акционерных обществах».
Инструкция
1. Вести реестр ЗАО нужно с момента создания социума. Он может содержать больше 20 разных форм, расположений и журналов, которые заполняются в суровом соответствии с правом РФ. В реестре содержатся данные обо всех прежних и настоящих членах социума, его акционерах, а также данные обо всех сделках, которые проводились с акциями данного ЗАО .
2. В том случае, когда число членов социума огромнее 50, его ведение должно быть передано специализированной организации-регистратору. При этом само ЗАО и его начальство не освобождается от ответственности за его ведение и хранение.
3. Если число акционеров ЗАО не превышает 50 человек, его реестр может вести лицо, которое назначается ответственным за это из числа членов социума. Как водится, это генеральный директор. С октября 2008 года было отменено непременное требование иметь в штате ЗАО работника, имеющего квалификационный аттестат эксперта финансового рынка, допуск к ведению реестра дорогих бумаг.
4. С ноября 2009 года действует новейший порядок независимого ведения реестра обладателей именных дорогих бумаг. Вам нужно руководствоваться в работе с реестром Приказом ФСФР от 13.08.2009 г. № 09-33/пз-н. Разработайте и утвердите локальный нормативный документ – правила ведения реестра обладателей именных дорогих бумаг вашего ЗАО .
5. Эти правила не составляют данные, относящиеся к торговой тайне. Следственно все закрытые акционерные социума обязаны опубликовать их текст с сети интернет на своем сайте либо на любом ином информационном источнике. Направьте обладателям дорогих бумаг – акционерам ЗАО – заверенные в надлежащем порядке копии правил ведения реестра.
Видео по теме
Обратите внимание!
За нарушение порядка ведения реестра ЗАО предусмотрена административная ответственность. Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму до 50 тысяч рублей, а само социум – до 1 миллиона рублей.
