Совет 1: Как отправить заказное письмо с описью

Вы решили отправить заказное письмо с описью вложения. Казалось бы, что может быть проще? Прийти на почту, взять и заполнить бланк. Но нет! Не спешите. Здесь имеется один маленький нюанс. По правилам Почты России с описью вложения заказное письмо отправить невозможно. Только дорогое! (Приказ ФГУП «Почта России» о 06.07.2005 № 261)



Вам понадобится

• – конверт,
• – ручка,
• – бланки.

Инструкция

1. Выберите, какое письмо вы будете отправлять – заказное либо дорогое (если право на выбор у вас есть). В некоторых случаях процессуальное право России реально указывает, что документы обязаны быть отправлены непременно заказным письмом с уведомлением о вручении. Если у вас такой случай и есть, то опись отправляемых документов следует оформить не на бланке Почты России, а в виде сопроводительного письма.

2. Соберите все документы, которые вы намереваетесь отправить заказным письмом. На отдельном листе бумаги составьте сопроводительное письмо. В правом верхнем углу укажите получателя письма. В качестве заголовка напишите: «О направлении документов». В тексте письма коротко поясните цель, с которой вы направляете данные документы. Ниже, в качестве приложений, перечислите названия всех отправляемых вами документов. Поставьте дату, свою подпись с расшифровкой и контактные данные. Запечатайте сопроводительное письмо со всеми приложениями в конверт. Напишите подробнейший адрес получателя и идите на почту, отправлять все это заказным письмом с уведомлением о вручении (если уведомление нужно).

3. Скачайте бланк описи вложений формы 107 Почты России (если вы все-таки решили отправить документы письмом с объявленной ценностью). Заполните бланк в текстовом редакторе, а после этого распечатайте в 2-х экземплярах. Либо от руки в почтовом отделении заполните два стандартных бланка по примеру. Один экземпляр останется у вас, а 2-й будет отправлен получателю. При необходимости, вы также можете еще оформить бланк уведомления о вручении.Ценность документов назначайте по желанию. Чем выше ценность – тем крупную компенсацию вы получите в случае утери письма. (Но тем огромнее вы уплатите за его отправку.) Традиционно сходственные письма оценивают в 10 р. Отдельные вложения дозволено оставить без оценки, в этом случае в соответствующей графе описи ставится прочерк.

4. Надписывая конверт, помимо адресов отправителя и получателя укажите еще и всеобщую стоимость вложений. Традиционно ее пишут на свободном месте конверта сверху. Сумма рублей указывается прописью, копейки – цифрами. Не запечатывайте конверт с документами, пока почтальон не проверит вложения и не заверит описи своей подписью и печатью отделения! Получите у работника почты свой экземпляр описи и квитанцию об оплате.

Совет 2: Как отправить заказное письмо

Как водится, заказные письма применяют для отправки главных документов – разных справок, квитанций, извещений. Их доставка до получателя, нередко, исключительно главна для отправителя. Заказное письмо неукоснительно дойдет до своего адресата, если его верно отправить. Сделать это вовсе не трудно, впрочем необходимо соблюсти определенную последовательность действий.

Инструкция

1. Выходит, у вас появилась обстановка, в которой вам необходимо отправить заказное письмо. Первым делом, придите в отделение Почты России. Это может быть как отделение по месту прописки, либо жительства, так и всякое другое. При себе непременно нужно иметь паспорт, дабы удостоверить свою фигура перед работниками почты.

2. Расскажите работникам почты причину своего происхождения. Позже этого вам дадут конверт, подходящий по размеру под те вложения, которые вы собираетесь отправить. Предъявите эти вложения оператору, он на ваших глазах разместит их в конверт и верно запечатает его.

3. Из 3 видов конвертов для заказного письма вы обязаны независимо предпочесть тот, тот, что посчитаете больше подходящим – обыкновенный бумажный, из плотной бумаги либо почтовый пакет, владеющий повышенной прочностью.

4. Заполните регистрационную форму, в которой необходимо указать, как будет проводиться доставка письма – с уведомлением либо без него. На запечатанном конверте рассудительными буквами напишите адрес получателя, не позабудьте указать индекс – без него доставка продлится значительно дольше.

5. Вашему письму дадут неповторимый идентификационный номер, с подмогой которого дозволено будет отслеживать его перемещение по каждой стране – данный номер будет отмечаться в всем почтовом пункте, через которое пройдет письмо.

6. Позже выполнения всех вышеперечисленных действий, дозволено наконец-то отправить заказное письмо адресату, при этом, будучи абсолютно уверенным, что он его скоро получит.

Совет 3: Как отправлять письмо с уведомлением

Множество пользователей сети интернет регулярно обмениваются письмами по электронной почте. Это дюже комфортно. Письмо приходит в электронном виде. Доставляется фактически мигом. Отправить письмо дозволено из всякий точки земного шара, где есть интернет. Изредка дюже значимо знать получил ли письмо адресат, либо нужно несколько раз его дублировать. Многие почтовые сервисы предоставляют службу отправить письмо с уведомлением . Это когда адресат подтверждает приобретение письма. И вам по электронной почте приходит извещение о том, что адресат получил письмо. Как это сделать вы узнаете в этой статье.

Инструкция

1. Службу отправить письмо с уведомлением предоставляют многие почтовые сервисы. Мы разберем, как отправить такое письмо на примере одной знаменитой почтовой службы mail.ru.

2. Вам потребуется доступ в интернет и личный почтовый ящик на этом сервисе. Откройте браузер. В адресной строке наберите mail.ru. Войдите в ваш почтовый ящик. Выберите вкладку «написать письмо». Перед вами появится форма для отправки письма. Заполняете, кому вы отправляете письмо, указываете тему письма. Ниже пишете текст письма. Если нужно прикрепляете надобные вам файлы.



3. Дальше, чуть выше поля «кому» есть пункт «Показать все поля». Нажимаете на него левой кнопкой мыши. Перед вами появятся добавочные поля для заполнения. На одно строке с кнопкой «прикрепить файл» вы увидите ещё два пункта: «главное» и «с уведомлением ». Поставьте галочку в пункте «с уведомлением ». И отправьте письмо.



4. Адресат, получив письмо, подтвердит приобретение письма. И у себя в почтовом ящике вы здесь же увидите это доказательство. Позже этого вы будете верно знать, что ваше письмо получено и прочитано. По такому же тезису письма с уведомлением дозволено отсылать и в иных почтовых сервисах.

Совет 4: Как написать заказное письмо

Заказное письмо отличается от простого тем, что ему присваивается идентификационный номер, по которому дозволено отследить его передвижение до адресата. Данный номер фиксируется в всем почтовом пункте, куда приходит конверт. В случае утери письма неизменно дозволено узнать, на каком этапе случилась пропажа.

Инструкция

1. Дабы отправить заказное письмо , нужно обратиться в всякое отделение Почты России. Там в особом окошке дозволено оформить данное отправление.

2. Для того дабы заказное письмо приняли, предъявите работнику почтового отделения паспорт. Его данные вносятся в базу, и в случае, если конверт не достигнет адресата, его неукоснительно вернут отправителю. Помимо общегражданского паспорта в качестве удостоверения фигуры принимаются:- армейский билет;- иностранный паспорт;- удостоверение члена Совета Федерации либо Депутата Государственной Думы;- вид на жительство;- национальный паспорт либо удостоверение фигуры со штампом визы Русской Федерации.

3. В зависимости от того, насколько значимые документы необходимо отправить, выбирайте тип конверта. Они бывают обыкновенные, из тонкой бумаги, из картона и конверты повышенной прочности. Размеры конвертов самые различные, подходящие для всякого отправления.

4. На конверте указывается точный адрес получателя с индексом, его фамилия, имя, отчество. Наименование компании нужно в том случае, если письмо посылается в офис. Пункты “обратный адрес” и “ФИО отправителя” заполнять непременно. Каждая информация пишется отчетливым внятным почерком. Отличнее каждого – печатными буквами.

5. В правый верхний угол письма нужно наклеить необходимое число марок. Их число уточните у работников почты. Стоимость отправки зависит от дальности и срочности пересылки.

6. Коллега почтового отделения упакует документы, подготовленные для отправки, в конверт. После этого письму присваивается идентификационный номер, и оно вносится в базу заказных отправлений.

7. Если нужно, дабы заказное письмо вручили получателю лично, это необходимо указать на конверте. Напротив адресату примитивно придет уведомление о том, что на почте его ждет корреспонденция.

8. Получить заказное письмо может и всякий иной человек, на которого была оформлена доверенность в установленном порядке.

Полезный совет
Кидать заказное письмо в обыкновенный почтовый ящик невозможно. Его неукоснительно необходимо передать лично в руки работнику почтового отделения.

Совет 5: Как заполнить опись вложения

Всякое почтовое отправление вы можете отправить с вложенной описью содержимого. Это дозволит избежать споров и разногласий с почтой и получателем по поводу наличия либо отсутствия указанных пророческой либо документов. К примеру, на возражения вашего оппонента в суде и заявление, что он не получал претензионных требований, а только чистые листы бумаги в конверте, вы сумеете предъявить опись и удостоверить честность ваших заявлений.

Инструкция

1. Для оформления описи вам следует в первую очередь получить почтовый бланк установленной формы (ф. 107). Его дозволено взять у оператора почтового отделения либо скачать с официального сайта Почты Русской Федерации по адресу, указанному в конце статьи. Некоторые сервисы в интернете предлагают пользователям вероятность заполнить форму прямо на сайте и распечатать теснее готовую для вложения опись.

2. Получив бланк, приступайте к его заполнению, следуя указаниям, помещенным в начале строк. Вступительная часть документа начинается с указания наименования отправления. Это может быть дорогое письмо, бандероль либо посылка. Дальше напишите фамилию, имя, отчество адресата (для физических лиц) либо название предприятия (для юридических). В дальнейшей строке укажите полный почтовый адрес получателя.

3. Основная часть бланка представлена комфортной табличной формой. Тут перечислите все вложения, которые должен получить адресат. Укажите для них порядковый номер, название документов либо предметов, число (штук, страниц либо экземпляров). В графе объявленной ценности надобно осведомить стоимость всей вещи в рублях. Поставьте прочерк, если пересылаете предметы (либо документы), не подлежащие оценке. В конце таблице укажите всеобщее число вложенных предметов и их суммарную ценность.

4. В заключительной части бланка распишитесь в графе, отведенной для подписи отправителя. Сейчас дозволено передать посылку оператору почтового отделения, совместно с бланками описи, для проверки соответствия перечня вложений содержимому отправления и правильности заполнения формы 107. Оставшуюся строку почтовый работник заполнит собственноручно (должность и подпись) и поставит печать.

Обратите внимание!
Не позабудьте, что вам необходимо заполнить два экземпляра описи, один из которых будет вложен в почтовое отправление, а 2-й – (заверенный печатью) возвращен отправителю совместно с квитанцией об оплате.

Полезный совет
Обратите внимание, что исправления при заполнении описи не допускаются.

Совет 6: Как отправить почтой заказное письмо

Спуская запечатанный конверт в обыкновенный почтовый ящик, вы не можете со стопроцентной уверенностью знать, что адресат его получит. К сожалению, корреспонденция зачастую исчезает, и обнаружить повинных в этом немыслимо. Если вы решили отослать главные бумаги либо примитивно хотите быть уверены, что адресат получит сокровенный конверт, воспользуйтесь особой службой – отправкой заказной корреспонденции.

Инструкция

1. Заказными письмами принято отправлять всевозможные бланки, отчеты, квитанции – то есть документы, не имеющие определенной физической ценности. Таким же образом отправляются письма в разные инстанции. Квитанция об отправке, выданная вам на почте, гарантирует доставку адресату под подпись. Дипломы, сертификаты, дорогие бумаги либо журналы отличнее отсылать письмами с объявленной ценностью.

2. Решив отправить заказное письмо, зайдите в всякое отделение Почты России. Наилучший вариант – отправка с главпочтамта, чай все письма из районных отделений все равно поступают сюда для сортировки. Вы можете сэкономить время, если это значимо в вашем случае.

3. Придя на почту, обнаружьте окошко с табличкой «Отправка заказной корреспонденции». Уточните у работника почты, какой именно конверт потребоваться для вашего письма. В продаже имеются несколько вариантов различного размера, включая особые уплотненные конверты. Всеобщий вес отправления не должен превышать 100 граммов, напротив ваше письмо будет оформлено как бандероль.

4. Решите, потребоваться ли вам опись вложения письма. Это значимо, когда отправляется несколько документов. Оформляя опись, обратитесь к работнику почты – он подскажет, как сделать это положительно, либо заполнит опись самосильно, за дополнительную плату.

5. Будьте внимательны, надписывая адрес. Не позабудьте индекс и фамилию получателя – это самые частые ошибки при отправке. Если ваше письмо отсылается за рубеж, имейте в виду, что в иной стране может быть иные правила оформления адреса. Наблюдательно переписывайте наименования улиц и городов на иностранном языке – работник русской почты вряд ли сумеет проверить их правильность. Помните – письма с некорректно написанными адресами возвращаются отправителю.

6. Подумайте, понадобится ли вам уведомление о вручении письма. Это главно, если вам нужно верно знать дату и время приобретения.

7. Еще раз проверьте комплектность вложений, правильность адреса и передайте конверт и собственно письмо работнику почты. Он запечатает конверт, взвесит письмо и назовет вам сумму, которую вы обязаны оплатить за отправку и добавочные службы, если они были оказаны.

Обратите внимание!
Учтите, что правила воспрещают принимать к отправке особенно дорогие документы, деньги, кредитные карты. Все эти ценности отправляются экспресс-доставкой – скажем, DHL.

Совет 7: Как составить опись вложения

Для того дабы отправить по почте письмо либо бандероль, нужно составить опись вложения . Для этого нужно заполнить типовой бланк, тот, что дозволено составить от руки, распечатать на компьютере либо получить на почте форму 107. Опись должна включать в себя название отправлений, а также их число и оценочную стоимость.



Вам понадобится

• – форма описи 107;
• – ручка.

Инструкция

1. Для того дабы составить опись вложения положительно, надобно заполнить два бланка. В описи укажите фамилию, имя и отчество адресата, индекс и почтовый адрес. После этого списком впишите названия пересылаемых предметов либо документов. Помимо этого, непременно укажите число всего названия и сумму его оценки. Оценивая предметы, учтите, что оценочная стоимость оказывает воздействие на сумму компенсации, которую получает отправитель в случае утраты почтового отправления, сопровождаемого опись ю вложения . С иной стороны, следует рассматривать, что сумма оценки влияет на размер страхового сбора.

2. Весь экземпляр бланка описи нужно заверить подписью отправителя. Если в описи присутствуют предметы, не оцененные отправителем, в графе «объявленная ценность» наоборот этих предметов поставьте прочерк в обоих бланках. При желании вы можете не указывать оценочную стоимость предметов в бланке, предуготовленном для вложения в почтовое отправление.

3. Дальше оба экземпляра описи передаются почтовому работнику, тот, что должен произвести окончательное оформление описи вложения . Работник почты сравнивает записи в обоих бланках описи, после этого сопоставляет соответствие адреса и фамилии, имени и отчества адресата, указанные отправителем в описи и на адресном ярлыке (на обратной стороне оболочки). Позже этого производится сопоставление вложенных в послание предметов и записей в описи вложения . Позже этого почтовый коллега должен убедиться в тождественности всеобщей суммы вложения и суммы объявленной ценности.

4. На всякий экземпляр описи вложения ставится оттиск календарного штемпеля, заверенный росписью почтового работника. 1-й экземпляр описи вкладывается в почтовое отправление, которое здесь же опечатывается. 2-й экземпляр совместно с квитанцией выдается отправителю.

Обратите внимание!
Послание, предуготовленное для описи, на почту необходимо приносить в незапечатанном виде.

Полезный совет
Бережете квитанцию и 2-й экземпляр описи вложения до подтверждения того, что послание получено адресатом.

Совет 8: Как отправлять сопроводительное письмо

Оглавление и оформление документов и деловых бумаг, которые сопровождают действие всякого предприятия либо организации, регламентируются соответствующими документами, государственными эталонами. Сопроводительное письмо относится к деловым документам, следственно оно должно соответствовать тем требованиям к оформлению, которые устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003.

Инструкция

1. Сопроводительное письмо оформляется верно так же, как и обыкновенное. Пишите его на фирменном бланке вашего предприятия, где указано его полное название, почтовый адрес, реквизиты, адрес электронной почты, контактные факс и телефон.

2. В правом верхнем углу укажите адресата письма, его фамилию и инициалы, занимаемую должность, организацию, ее адрес и не позабудьте индекс того населенного пункта, где она находится.

3. В теме письма можете указать «Сопроводительное письмо к пересылаемой документации», заголовок письма делать не нужно. Начните его с традиционного обращения: «Уважаемый…!». Дальше напишите стандартную фразу «При этом направляем Вам …» и дайте всеобщее наименование пакета документов, к которому вы прилагаете данное сопроводительное письмо. При необходимости укажите в границах каких договоренностей либо просьб пересылается данная документация.

4. Сопроводительное письмо абсолютно дозволено применять и для обыкновенной деловой переписки. Если у вас есть какое-то дополнительное сообщение для данного адресата, вы можете его написать вторым и третьим абзацем.

5. Напишите слово «Приложение: » либо «Приложения: » в зависимости от того, какое число документов будет приложено к данному письму. Если документ в исключительном числе, то позже двоеточия дайте его наименование, укажите на скольких листах документ и в скольких экземплярах он посылается.

6. Если документов несколько, то их перечень следует оформлять как пронумерованный список, всякий номер следует писать с новой строки. Позже цифры номера укажите наименование документа, число листов и экземпляров.

7. Подпишите письмо тем должностным лицом, которое уполномочено подписывать сходственные письма, проставьте его подпись и заверьте печатью предприятия.

8. Внизу неукоснительно укажите исполнителя данного сопроводительного письма, его фамилию, инициалы и контактный телефон.

Совет 9: Как оформить бланк письма

Для оформления бланков документов организаций и предприятий существуют определенные правила. К документации государственных учреждений предъявляются больше суровые требования. Если же вам нужно оформить бланк письма своего предприятия, можете не высчитывать размер полей в миллиметрах и выверять по линейке расположение на странице логотипа либо других элементов. Довольно легко придерживаться общепризнанного жанра деловых документов.

Инструкция

1. В верхней части страницы поместите информацию о своем предприятии. Укажите организационно-правовую форму, наименование фирмы, идентификационный номер налогоплательщика, эмблему предприятия либо товарный знак. Насколько полной будет информация, решать вам, но следите за тем, дабы верхняя часть документа с реквизитами не занимала слишком много места на странице.

2. Непоколебимую часть бланка письма класснее каждого оформить в верхнем колонтитуле. При вводе нового текста либо редактировании теснее готового документа метаморфозы не затрагивают колонтитулы, следственно дозволено не переживать за то, что строки и логотип предприятия сдвинутся либо исчезнут. Дабы перейти в режим редактирования колонтитула в документе Microsoft Office Word, кликните двукратно левой кнопкой мыши в верхнем поле документа либо используйте инструменты из раздела «Колонтитулы» на вкладке «Вставка».

3. Ниже реквизитов предприятия в левом углу бланка письма располагается поле для регистрационного номера и даты создания документа. Оформляется оно с сокращениями «Исх. № Х от ХХ января ХХХХ г.». Строка «на Вх. № Х от ХХ января ХХХХ г. » заполняется в тех случаях, когда вы отвечаете на чье-либо письмо, имеющее личный регистрационный номер. Данная строка, в тезисе, может отсутствовать в документе.

4. Правая часть документа под реквизитами предприятия и наоборот поля с номером и датой письма предуготовлена для внесения информации об адресате. Укажите название организации, в которую отправляется письмо, должность и имя лица, которому письмо адресовано. Все нужные данные указываются в дательном падеже (кому? начальнику предприятия).

5. Ниже по центру страницы размещается обращение к адресату (в почтительной форме и по имени и отчеству) либо указывается вид документа (торговое предложение, заявление, справка, запрос, заявка и так дальше). Стержневой текст выравнивается по ширине страницы, всякий новейший абзац оформляется отступом.

6. Должность лица, составившего документ, указывают позже основного текста в левой части документа. Его фамилия и инициалы обязаны быть расположены в той же строке, но теснее в правой части документа. В центре будет находиться подпись. Присутствие нижнего колонтитула остается также на ваше усмотрение. В нижнем колонтитуле может содержаться информация, которая не вошла в верхний колонтитул, скажем, банковские реквизиты предприятия.

Видео по теме


Обратите внимание!
Опись вложения формы 107 рациональна в том случае, если у вас есть основания не доверять получателю письма. Скажем, когда вы отправляете жалобу наплевательскому продавцу. Без описи ему никто не помешает заявить, что никакой жалобы он от вас не получал, а в отправленном вами конверте находились рекламные буклеты SPA-салона. Подпись и печать работника почты на бланке описи в этом случае станет доказательством вашей правоты в суде.В других случаях оформление описи отправляемых документов сопроводительным письмом бывает даже больше предпочтительным.

Полезный совет
Прохождение как заказного, так и ценного письма, дозволено отследить на сайте Почты России по цифрам почтового идентификатора, указанным на квитанции.