Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Исходящей документацией именуются формальные письма, которые организация направляет сторонним адресатам (подрядчикам, покупателям, надзорным органам и т.д.) либо иногородним коллегам. Ответственность за работу с этой корреспонденцией делят, как водится, два работника: составитель и делопроизводитель. В обязанности первого входит подготовка и согласование текста. 2-й регистрирует письмо, отправляет оригинал по назначению и хранит служебную копию.



Вам понадобится

• – бланк организации;
• – компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
• – журнал регистрации исходящей документации.

Инструкция

1. Если вы – составительПодготовьте план документа. Исходящие письма могут быть инициативными и ответными. В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с иной организацией либо определенным человеком по какому-нибудь служебному вопросу. Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу.

2. Напечатайте письмо в 2-х экземплярах на бланке вашей организации. Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки». Помимо реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма.

3. В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предуготовлен документ, адрес организации либо частного лица. Порядок указания сведений должен быть именно таким, скажем: «Генеральному директору ООО «Волна» И.И.СидоровуРабочая ул., д. 37, оф. 14,Саратов, 109235».

4. Справа, под реквизитами вашей организации, расположите заголовок письма. Он должен быть коротким, отчетливо отражающим оглавление текста. Скажем: «О проведении плановой проверки санитарного состояния здания» либо «О предоставлении сведений о домах, нуждающихся в капитальном ремонте».

5. Начните стержневой текст с обращения к адресату и указания повода, по которому ему направляется данное письмо. Скажем: «Высокочтимый Иван Иванович! Уведомляем Вам о проведении 14 января 2011 года плановой проверки санитарного состояния арендуемого здания».

6. Если к исходящему документу имеются приложения, перечислите их позже основного текста, скажем: «Приложение на 3 л. в 1 экз.». В самом низу последней страницы текста должен быть указан составитель документа. Как водится, автор письма печатает свою фамилию, инициалы и рабочий телефон мельче основного шрифта.

7. Согласуйте письмо с должностными лицами, принимающими в вашей организации решения по какому-нибудь направлению. Скажем, документы, полагающие расход денежных средств, визирует бухгалтер, а результаты на запрос налоговой инспекции – адвокат. Работники организации, одобряющие письмо, ставят собственные подписи с расшифровкой на втором экземпляре в конце текста, ниже места для визы начальника. Позже приобретения нужных согласований исходящий документ подписывает начальник организации.

8. Передайте делопроизводителю координированный и подписанный документ. Если вы хотите сберечь у себя копию, распечатайте добавочно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер.

9. Если вы – делопроизводительПримите исходящее письмо у составителя. Проверьте присутствие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи начальника. Обратите внимание на присутствие приложений к письму.

10. Зафиксируйте данные о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных. Для традиционного бумажного журнала регистрации суровых правил оформления нет. Впрочем на практике почаще каждого применяется таблица со следующими графами:- дата;- номер исходящего документа;- адресат;- короткое оглавление (заголовок); – составитель документа;- примечание.

11. Исходящий номер формируется дальнейшим образом. Вначале укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире либо косую черту напишите порядковый номер определенного письма. У вас получится: «01-14-256» либо «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа.

12. Впишите исходящий номер в особую строку бланка. Для ответного письма неукоснительно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано. Запечатайте 1-й экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

Совет 2: Как удалить исходящие ссылки на DLE

При проверке особыми сервисами Вашего сайта на присутствие неугодных исходящих ссылок, дозволено найти, что их дюже много и Вы их не ставили.Это объясняется особенностью образца, неправильной настройкой сайта либо применении нелицензионной версии DLE.

Инструкция

1. Во-первых, нужно верно установить “настройки групп пользователей”.Переходим в админ панель сайта, выбираем определённую группу, переходим в всеобщие настройки и включаем пункт “Механическая замена ссылок url в тег leech”. В этом случае при добавлении материалов либо комментариев на сайте, ссылки будут преобразовываться во внутренние. Исключительно пригодна данная функция новостным и книжным сайтам.



2. Настраиваем “Версию для печати”. Если образец Вашего сайта не неповторимый, то в образце print.tpl нередко скрываются ссылки на другие сайты. Переходим в данный раздел образца, ищем строку: {category} > [full-link]{title}[/full-link], и убераем перед ней ссылку “a href=”…”, либо заменяем её на основную страницу Вашего сайта.



3. Заходим на основную страницу сайта и глядим начальный код, при наличии ссылок на другие сайты переходим в админ панель и открываем main.tpl. Нажимаем Ctrl + F (функция поиска) и указываем a href. Если в образце есть непотребные для Вас и Вашего образца гиперссылки – удаляем их, впрочем, не удалите необходимые ссылки, которые могут подключать некоторые скрипты либо отвечают за картинки.



4. Некоторые внешние ссылки могут не только навредить сайту, но и перенапрвлять некоторых посетителей на другие порталы бех их ведома. Самый распространённый метод – это перенапраление посетителей, которые перешли на сайт с поддержкой мобильных телефонов.В официальной книге управления “К” даны рекомендации пользователям при перенаправлении, а для менеджеров сайта даны советы по исправлению файла .htaccess, тот, что лежит в корне сайта. Нужно открыть текстовым редактором данный файл и просмотреть все строчки, уделяя специальное внимание, таким как: RewriteRule и RewriteRule, т.к. именно в них и ставят перенапраление.



5. Из-за того, что многие менеджеры применяют скачанные образцы DLE, то в них примерно неизменно присутствуют ссылки, которые могут находится в всякий категории. рекомендуются просмотреть их все, начиная от addcomments.tpl и заканчивая vote.tplСледует проверить и жанры изложения, которые находятся в этом же разделе админ панели.



6. При проверке теснее опубликованных статей дозволено применять стандартную функцию “Поиск и замена”.Для этого сперва проверяем сайт на внешние ссылки сайтом xseo.in/links. Позже этого указываем в параметрах замены обнаруженные ссылки, и заменяем их на свои (скажем, на основную страницу сайта). Перед запуском функции, непременно сделайте бэкап базы данных.



Обратите внимание!
Перед всякими действиями с БД, делайте бэкап.

Полезный совет
Используйте лицензионную версию DLE.Перед установкой образца на сайт, проверье его на ссылки и работоспособность.Не давайте пароли от админ панели иным лицам.Всякое действие записывайте на блокноте, дабы не запутаться и в случае необходимости возвратиться к бывшему состоянию.

Совет 3: Как оформлять документы на предприятии

Верное оформление документов является составляющей частью положительного делопроизводства. Нынешнее состояние делопроизводства таково, что для полного овладения всеми тонкостями обращения с документами требуется прохождение особых курсов, при этом, рассматривая, что документы подразделяются на уйма разных видов.

Инструкция

1. Делопроизводство, скажем, кадровой службы предприятия, может значительно отличаться от бухгалтерии и управления.Таким образом, всякий отдел предприятия имеет свой цикл документации, и соответственно учету таких документов предъявляются особые правила оформления и учета.

2. Система учета устроена так, что часть документов предприятия должна оформляться в соответствии с утвержденными ГОСТами, а часть, находящаяся в свободном цикле, оформляется по усмотрению начальства предприятия.

3. Все поступающие на предприятие документы регистрируются в особом журнале входящей корреспонденции, документу присваивается определенный номер (порядковый номер), дальше он адресуется начальству предприятия, которое решает дальнейшую его судьбу. Если документ содержит определенные требования, носит какой-нибудь информационный нрав, то он направляется с визой начальника определенному лицу, либо для исполнения, либо для данные. При необходимости исполнения, начальник, визируя документ, вправе установить срок для его исполнения, но не поменьше, чем предписано самим документом. Исполнитель получает документ и расписывается в журнале входящей корреспонденции в его приобретении.

4. Исходящие документы также фиксируются в особом журнале исходящей документации с присвоением порядкового номера.

5. Как водится, каждая документация подразделяется на документы внутреннего обращения и документы внешнего обращения, следственно на производстве вводятся два журнала регистрации на входящие документы и два – на исходящие.

6. Такая система учета дозволяет контролировать прохождение документов, как вне предприятия, так и внутри его, а также проверять исполнение.

7. Документы, касающиеся деятельности предприятия, скажем приказы по кадрам, всеобщие приказы регистрируются и учитываются отдельно. В совокупности на многих больших предприятиях практикуется система отдельного учета документов, касающихся определенных отделов и служб, исключительно, когда в всем отделе имеется соответствующий человек, занимающийся делопроизводством.

Совет 4: Как вести документацию ИП при УСН

Многие предприниматели останавливают свой выбор именно на упрощенной системе налогообложения. Она разрешает максимально сократить перечень документации, тот, что должен вести ИП.



Вам понадобится

• – КУДиР;
• – кассовая книга;
• – первичные документы;
• – кадровые документы.

Инструкция

1. Перечень документов, тот, что нужен ИП для ведения деятельности на УСН, дозволено поделить на несколько групп. Это та, которая связана с налоговым учетом, с работой с заказчиками и наемными работниками. От бухгалтерского учета ИП освобождены.

2. Основным регистром, тот, что фиксирует поступления и расходные операции ИП, является КУДиР. В ней фиксируются все поступления в кассу и на расчетный счет ИП, которые служат основой для расчета налогооблагаемой базы. При этом ИП на УСН-6% не обязаны вести контроль затрат. По новым правилам КУДИР не заверяется в налоговой, но предприниматель должен быть готов предъявить ее в всякий момент по запросу.

3. Все предприниматели, которые имеют дело с наличными, обязаны вести кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и соблюдать кассовую дисциплину. При этом не учитывается сфера деятельности и система налогообложения (УСН-6% либо УСН-15%). Кассовая книга имеет унифицированную форму КО-4. В нее вносятся все данные о наличных поступлениях, расходных операциях, корреспондентских счетах, получателях платежа либо лицах, которые внесли деньги в кассу. Если книга ведется в электронном варианте, весь вечер ее нужно распечатывать. В конце года она брошюруется.

4. При учете документов и кассовых операций ИП применяют приходные (по форме КО-1) и расходные кассовые ордера (по форме КО-2). Последние используют при всех исходящих операциях – выдаче зарплаты, выплате подрядчикам, сдаче наличности и пр.

5. При осуществлении наличных расчетов ИП на УСН обязаны выдавать клиентам кассовые чеки. В этом их различие от ИП на ЕНВД, которые могут обойтись товарными чеками. Некоторые категории предпринимателей могут не выдавать кассовые чеки, а заменить их бланками суровой отчетности. В их числе те, кто оказывает бытовые службы населению.

6. Для работы с заказчиками ИП должен заключать договора с заказчиками, а также оформлять закрывающие документы (акты исполненных работ, товарные убыточные). Документальное закрепление прав и обязанностей сторон разрешает предпринимателю обезопасить себя от неоплаты работ и служб. При работе с юрлицами ИП нужно выставлять счета на оплату. Счета-фактуры на УСН не выставляются, т.к. предприниматель на упрощенке не является плательщиком НДС.

7. Еще одна группа документов, которую нужно вести ИП, связана с кадровым учетом при привлечении наемных работников. В этой части для ИП не предусмотрено никаких послаблений по сопоставлению с компаниями. В перечень кадровых документов, которые могут заинтересовать проверяющие органы, входят трудовые договора, штатное расписание (по форме №Т-3), приказы о приеме на работу (увольнении), расположения о премировании, торговой тайне, работе с личными данными работников.

Обратите внимание!
Первичные документы, которые нужны для целей налогового учета, обязаны храниться четыре года.

Совет 5: Как настроить сервер исходящей почты

Сервер исходящих электронных сообщений – это вероятность реализации множества функций уведомления по электронной почте. Вследствие этому, пользователи неизменно будут в курсе метаморфозы тех либо иных сайтов. А для менеджеров это вероятность предупреждать обладателей сайтов механическими уведомлениями о возникших задачах администрирования. Такими вероятностями и функциями владеет SharePoint Server 2010.



Вам понадобится

• Компьютер, подключение к Интернет, SharePoint Server 2010.

Инструкция

1. Установите службу SMTP. Для этого нужно, дабы у вас были административные права доступа. В меню «Пуск» щелкните мышкой на пункте «Администрирование» и выберите закладку «Диспетчер сервера». В этой закладке нажмите пункт «Компоненты» и в разделе «Сводка компонентов» нажмите на кнопку «Добавить компоненты».

2. На странице с компонентами выберите SMTP-сервер. В окне «Мастер добавления компонентов» нажмите на «Добавить нужные компоненты» и следуйте «Дальше». На странице, где нужно доказательство выбранного элемента нажмите на «Установить». Позже заключения установки закройте все окна.

3. Установите средства управления IIS 6.0. Также через пункт «Администрирования» в закладке «Диспетчер сервера» нажмите на «Роли» и выберите там «Добавить службы ролей». Тут вам нужно будет предпочесть «Средства управления» и «Совместимость управления IIS 6.0». Нажмите на «Установить». Позже выполнения каждого вышеописанного у вас появится один настроенный домен, тот, что будет отправлять письма.

4. Добавьте еще один домен. В пункте «Администрирование» вам необходимо предпочесть закладку «Диспетчер служб IIS 6.0» и после этого в контекстном меню элемента «Домены» нажать кнопку «Сделать» дальше «Домен». В окне «Мастера создания домена SMTP в пункте «Удаленный» нажмите «Дальше» и укажите полное имя домена SMTP-сервера. Если применяется сервер Microsoft Exchange, то доменное имя будет microsoft.com.

5. Настройте добавленный удаленный домен. Для этого в свойствах этого домена поставьте пометку «Позволить ретрансляцию входящей почты в данный домен». Настройка маршрутизации должна соответствовать домен. Если происходит применение MX-записи почтовых служб, то пускай остается выбранным пункт «Применять DNS для маршрутизации в данный домен», в ином случае нужно нажать на пункт «Переадресовывать всю почту на промежуточный домен».

6. Настройте параметры авторизации на целевом SMTP-сервере. В свойствах удаленного домена выберите «Безопасность исходящих подключений» и нажмите необходимый тип авторизации.

7. Настройте параметры исходящей почты SharePoint. В центре администрирования предпочтете сервер SharePoint.

8. Для обеспечения безопасности настройте параметры доступа к SMTP серверу на SharePoint. В контекстном меню экземпляра SMTP-сервера нажмите «Свойства». После этого выберите на вкладке «Доступ» кнопку «Подключение». Кнопкой «Добавить» в пункте «Только компьютеры из списка ниже» укажите сам сервер SharePoint, дабы была вероятность отправки исходящих сообщений.

Совет 6: Как настроить исходящий сервер

Вероятность реализации громадного числа функций – сервер исходящих сообщений. Вследствие этому, функции неизменно в курсе метаморфозы источников. Такие вероятности есть у программы SharePoint Server 2010.

Инструкция

1. У вас обязаны быть административные права для доступа, дабы установить службу SMTP. Откройте меню «Пуск», кликните мышкой по «Администрирование», выберите «Диспетчер сервер а». Обнаружьте в этой закладке пункт «Компоненты» и нажмите на него, а в разделе под наименованием «Сводка компонентов» нажмите на «Добавить компоненты».

2. Выберите SMTP-сервер на странице с компонентами. Нажмите на «Добавить нужные компоненты» в окне под наименованием «Мастер добавления компонентов», после этого «Дальше». Нажмите «Установить» на странице, где надобно нужно доказательство выбранного элемента.

3. Установите IIS 6.0. В закладке «Диспетчер сервер а» через пункт «Администрирование» кликните мышкой по «Роли», выберите «Добавить службы ролей». Там вам необходимо будет предпочесть пункт «Средства управления» и еще «Совместимость управления IIS 6.0». Нажмите «Установить». Позже того как вы исполните все вышеописанное, у вас будет настроенный домен, отправляющий электронные письма.

4. Сейчас добавьте еще один домен. Выберите закладку под наименованием «Диспетчер служб IIS 6.0» в пункте «Администрирование», потом в контекстном меню «Домены» кликнуть по «Сотворить», потом «Домен». Нажмите дальше в окне под наименованием «Мастер создания домена SMTP» в пункте «Удаленный» кликните «Дальше» и укажите имя домена сервер а SMTP. Доменное имя будет именоваться microsoft.com, если применяется сервер под наименованием Microsoft Exchange.

5. Настройте данный добавленный домен. Поставьте для этого рядом с «Позволить ретрансляцию входящей почты в данный домен» пометку.

6. Сейчас вам необходимо настроить авторизацию на целевом сервер е SMTP. Выберите в свойствах домена пункт «Безопасность исходящих подключений», дальше нажмите нужный тип авторизации. Настройте параметры почты SharePoint. Выберите в центре администрирования сервер SharePoint.