Как оформить опись документов
Опись документов представляет собой справочник, тот, что раскрывает состав и оглавление документов , классифицирует и рассматривает их внутри каждого комплекта документов . Составление описей – это значимый этап в обработке и упорядочении документов , целью которого является не только сохранность документов , но и их отчетливое оформление.
Инструкция
1. Оформление описи документов исполняйте на фирменном бланке организации (если таковой имеется). Это не является непременным, но желанным требованием к сходственным документам. В любом случае название организации должно быть указано.
2. Пропишите заголовок, тот, что должен содержать информацию, определяющую принадлежность документов , внесенных в опись. Скажем, «Опись документов , находящихся в уголовном деле», «Опись документов , имеющихся в аттестационном деле», «Опись документов на визу в Данию» и т.д. Если в организации составление описей ведется регулярно, пропишите порядковый номер описи.
3. Сделайте таблицу, состоящую из следующих разделов: «№ п/п», «Название документа», «Число листов в документе». Заполните все перечисленные поля. При необходимости добавьте уточняющие столбцы в таблицу. Скажем, «Страницы с ___ по ___», «Номера страниц», «Ценность», «Примечание» и т.д.
4. Под таблицей напишите, сколько итого листов, документов либо экземпляров вы включаете в опись. Пропишите цифрами и прописью: 3 (три), 25 (двадцать пять).
5. Закончите составление описи подписями начальников организации, так либо напротив ответственных за оформление данной описи (инспектор отдела кадров, заведующий производством и т.д.). Пропишите всецело название должности начальника и расшифровку его фамилии, имени и отчества. Если нужно, включите в документ Ф.И.О. и подпись лица, сдавшего и принявшего документы.
6. Укажите также дату составления документа. Она может быть расположена как в конце, так и в начале описи, как слева, так и справа документа. Печать организации на описи не ставится.
7. Опись документов составляется в 2-х экземплярах: один остается в организации, иной предъявляется по месту требования.
Видео по теме
Полезный совет
При необходимости вы неизменно можете воспользоваться примерами описей, которые имеются в интернете в большом числе и многообразии.
