Как оформить журнал регистрации приказов
Для учета, обращения и хранения разной документации кадровые службы применяют книги приказов, отпусков, заявлений и справок. Журналы регистрации являются документами для внутреннего пользования и хранятся в отделе кадров организации, а ответственность за ведение и хранение этих документов несет намеренно назначенное лицо.
Инструкция
1. Используйте утвержденную министерством форму журнала регистрации приказов либо разработайте ее независимо. Изготовьте обложку из плотного материала. В центре листа укажите название организации и наименование книги. Ниже обозначьте даты начала и окончания ведения журнала. На оборотной стороне обложки отразите информацию о лице, ответственном за хранение и заполнение документа: укажите должность, фамилию и инициалы работника.
2. Обеспечьте неосуществимость подмены либо изъятия страниц из журнала. Пронумеруйте и прошнуруйте листы книги. На последней странице поставьте сургучную либо мастичную печать, предоставьте готовый образец для заверения руководителю отдела кадров либо начальнику организации. Сделайте запись «В реальном журнале регистрации пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью __ листов. Директор: __(подпись, расшифровка подписи). Дата:__ (число, месяц, год)».
3. Выберите комфортную ориентацию страницы (альбомную, книжную) для внесения записей в журнал. При желании оформите таблицу, содержащую следующие графы:- порядковый номер записи;- дата внесения записи;- порядковый номер приказа;- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего приказ;- короткое оглавление приказа.Если вам неудобен табличный вид, ведите записи в свободной форме. Основное соблюдать порядок присвоения номеров согласно датам заявления приказов и отражать в книге учета перечисленную выше информацию.
4. Делайте записи в журнале учета приказов чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Не допускайте подчисток, стираний и удаления сделанных ранее отметок. В случае необходимости внести метаморфозы зачеркните одной линией исправляемый текст так, дабы сохранилась вероятность его прочтения. В той же графе либо строке сделайте новую верную запись. Поставьте свою подпись и укажите дату внесения изменений. Если нет вероятности (скажем, при отсутствии свободного пространства) поправить ошибку на месте, ниже сделайте новую запись, а рядом с устаревшей информацией сделайте отметку «запись недействительна».
5. По прекращении внесения информации в журнал сделайте запись о дате его окончания на лицевой стороне обложки книги учета.
