Как написать письмо для акта сверки

Как написать письмо для акта сверки

В общении бизнес-партнеров существует собственная мораль, диктующая форму обращения и жанр переписки. Направляя документы для рассмотрения контрагенту, немыслимо примитивно упаковать их в конверт и передать курьеру для незамедлительной отправки. Разве что у вас есть заблаговременная договоренность, и с этим партнером теснее установились определенные отношения, дозволяющие чураться формальностей. В остальных случаях требуется совместно с документами вложить сопроводительное письмо.

Инструкция

1. Составьте письмо в примитивный письменной форме. Цельного примера для такого послания не существует, следственно тут следует руководствоваться всеобщими правилами, принятыми для деловой переписки. В соответствии с ними вступительную часть отведите под реквизиты. Если у вашей организации есть фирменный бланк, то отменнее каждого будет распечатать письмо на нем. Помимо того, вам не придется отдельно набирать личные реквизиты, а довольно будет указать адресата в формате “кому”. Укажите тут должность начальника фирмы-компаньона, название предприятия, ФИО.

2. Начните текст сопроводительного письма со слов “Направляем вам”. Заблаговременно дозволено указать суть обращения “О пересылке документации”, но это не является непременным требованием, как и надобность озаглавить документ. Осведомите основания для передачи (в границах договора, по запросу, по заблаговременному соглашению и т.д.). Перечислите все документы в разделе “Приложение”. Если их несколько, то класснее каждого оформить таблицу, где будет указан порядковый номер, название, число листов, экземпляров и пр.

3. В заключительной части обращения известите партнеру ваши пожелания. Это может быть просьба о возвращении документов, информировании о приобретении либо др. Дальше оставьте место для подписи начальника вашей организации, укажите его должность и расшифруйте в скобках ФИО. А после этого известите фамилию, имя, отчество исполнителя и его контактный телефон для справок.

Обратите внимание!
Сопроводительное письмо на самом деле составляется не только для соблюдения правил делового этикета. Оно разрешает зафиксировать дату составления и отправки документов, а также содержит их перечень, что разрешает исключить путаницу с переданными либо задержанными бумагами.

Полезный совет
Если у вас нет фирменного бланка, поставьте угловой штамп вашего предприятия, предуготовленный для оформления исходящей документации.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий