Как написать гарантийное письмо на оплату

Совет 1: Как написать гарантийное письмо на оплату

При завершении сделки купли-продажи либо договора об оказании служб, зачастую отгрузка продукции либо предисловие подрядных работ происходит без предоплаты. Отсрочка платежа предоставляется клиенту на основании делового письма, содержащего финансовые обязательства по оплате полученных ценностей в оговоренные сроки. Такое письмо относится к гарантийным и является, по сути, кредитной формой, подтверждающей намерения заемщика оплатить сформированную долг.

Инструкция

1. Составьте гарантийное письмо на фирменном бланке либо поставьте угловой штамп с заполненными реквизитами компании (наименование, форма собственности, банковские реквизиты и фактический адрес). Зарегистрируйте письмо как исходящий документ. В правом верхнем углу укажите реквизиты адресата (полное название организации, должность и ФИО начальника).Письмо может содержать просьбу о поставке либо выполнении служб и гарантировать их своевременную оплату. В таком случае оно будет начинаться словами “Умоляем исполнить” и последним пунктом уведомлять “Оплату гарантируем”. Для письма, содержащего только гарантию оплаты, предисловие будет “Гарантируем оплату”.

2. Дальше перечислите товары либо службы, которые и стали предметом для завершения двухстороннего договора. Укажите сумму сделки цифрами и прописью, а также сроки уплаты указанных сумм. В конце документа в непременном порядке укажите полное название, банковские реквизиты для перечислений и юридические адреса всякой из сторон.Передайте письмо на подпись начальнику. В некоторых случаях подписывают еще и у основного бухгалтера. Заверьте их подписи печатью.

Совет 2: Как писать гарантийное письмо

Деловые взаимоотношения изредка полагают исполнение обязательств одной из сторон на условиях отсрочки оплаты исполненных работ либо отпущенного товара. Даже в том случае, если вы давным-давно сотрудничаете с контрагентом и уверены в его безопасности, исполнение своих обязательств он должен удостоверить гарантийным письмом , в котором оговариваются сроки и данные оплаты служб, продукции либо товара. Если данный контрагент – вы, то вы обязаны знать, как положительно написать гарантийное письмо.

Инструкция

1. На самом деле гарантийное письмо не обеспечивает довольно верных юридических гарантий сделки, следственно ваша задача – дабы оно вызывало доверие компаньона и служило подтверждением вашей добросовестности. Не только оглавлением, но и оформлением оно должно отличаться от традиционной записки с просьбой отгрузить товар под ручательства. Ему нужно придать вид больше верного обеспечительного механизма.

2. Составьте документ особенно полно. Он пишется на бланке вашей организации, в котором указаны все ее реквизиты: полное название, юридический адрес, факсы и телефоны для связи, адрес электронной почты. И самое основное – банковские реквизиты, местоположение банка, в котором обслуживается ваша организация, и номер расчетного счета, с которого будет осуществляться перечисление денег.

3. Традиционно текст такого письма достаточно короток: «Умоляем вас отгрузить нам то-то и то-то, либо изготовить то-то и то-то. Оплату гарантируем в срок до».

4. Для убедительности ваших намерений добавьте к тексту оговорку, что предпоставка товара будет рассматриваться как факт предоставления торгового кредита со всеми вытекающими отсель последствиями: начисление штрафов и пеней за всякий день просрочки. Укажите процент, тот, что вы назначите в данном случае. В том случае, если такой фразы в вашем письме не стоит, то в случае невыполнения вами обязательств по оплате, с вас могут снять только 0,036 % от суммы просроченных обязательств за весь просроченный день. Сумма пени за пользование чужими денежными средствами оговорена ст. 395 ГК РФ.

5. Подпишите гарантийное письмо начальником предприятия либо организации, а также основным бухгалтером (если вы – юридическое лицо), дайте расшифровки всей подписи. Такое письмо довольно убедительно и дозволит вашему партнеру не сомневаться в безопасности ваших гарантийных обязательств.

Видео по теме

Совет 3: Как написать договор об оказании услуг

Договор на оказание услуг в его устной форме представляет собой, вероятно, один из самых древних договоров в нашем обществе. Но особые нормы, определяющие эту сферу отношений, возникли относительно незадолго. В всеобщих чертах, типовой договор на оказание услуг полагает, что одна сторона (исполнитель) обязуется оказать по заданию клиента какую-то услуг у, а клиент обязуется такую услуг у оплатить.

Инструкция

1. Готовя договор на оказание услуг , помните, что он составляется в легкой письменной форме. Это обозначает, что, будучи составленным в виде документа, такой договор не должен регистрироваться государственными органами либо заверяться нотариально.

2. В начале договора укажите место его завершения (название населенного пункта), время завершения (число, месяц и год), а также фамилии, имена и отчества сторон договора. Если одна либо даже обе стороны договора действуют от имени юридического лица, укажите должности лиц, подписывающих данный договор и название документов, на основании которых они действуют (устав организации, доверенность и т.д.).

3. Дальше пропишите предмет договора, а именно ту действие, которая должна быть исполнена исполнителем. Укажите права и обязанности сторон и ответственность, которую будут нести стороны за нарушение обязательств, указанных в договоре, либо законных прав одно из сторон.

4. Предусмотрите в договоре пункт о чрезвычайных обстоятельствах, которые могут сделать выполнение договора немыслимым. Такими форс-мажорными обстоятельствами могут быть природные катаклизмы, массовые беспорядки и иные действия третьей стороны, обстоятельства непреодолимой силы и т.д.

5. Наблюдательно отнеситесь к вопросу о сроках и порядке исполнения договора. Сроки обязаны быть реальными, что, в первую очередь, компетентно может определить исполнитель. Значим также момент, связанный с требованиями клиента к качеству оказываемой услуг и. Желанно детально расписать критерии, дозволяющие оценить добротную сторону исполненной работы. Абсолютно, в договоре не обойтись без указания цены договора и порядка расчетов с исполнителем.

6. Выделите отдельным пунктом порядок приема работ либо оказания услуг и; укажите, как будет оформляться окончание договора. Обыкновенная практика – составление акта приема-передачи. Не лишним будет также внести в договор порядок выставления жалоб и их устранения, а также методы урегулирования спорных вопросов.

7. Заключительная часть договора должна содержать информацию о реквизитах сторон. Проставьте в договоре фамилии и инициалы лиц, подписывающих документ, оставьте место для проставления печатей, если они имеются.

Видео по теме

Совет 4: Как подписать деловое письмо

Этикет делового общения подразумевает верное составление письменной корреспонденции. И если образцы и шапки деловых писем оформляются достаточно стандартно, то подписям в корреспонденции уделяется неудовлетворительно внимания. Дабы адресат положительно расшифровал ваше послание, деловое письмо имело юридическую силу, нужно правильно и верно представить должностное лицо в конце делового письма.

Инструкция

1. Формальные письма следует печатать на особом бланке, соответствующем эталону. Вверху листа бумаги обязаны присутствовать непрерывные элементы: шапка письма (полное и сокращенное наименование фирмы-отправителя, ее почтовый и юридический адрес, номер телефона и факса, сайт), дальше идет стержневой текст, внизу – подпись ответственного лица.

2. Поле для подписи располагается в левом нижнем углу непринужденно под текстом делового письма. Перед строкой для подписи укажите название должности лица, подписывающего письмо , и расшифровку ФИО. Ввиду того, что деловые письма неизменно оформляются на бланках учреждений, само название организации в подписи не указывайте. Скажем: Генеральный директор телерадиокомпании, подпись… А.П. Сидоров».

3. Изредка под деловыми письмами требуется поставить две и больше подписи, в случае если требуется удостоверить реальность первой подписи либо в особенно значимых документах (письма по финансово-кредитным вопросам обязаны заверяться и подписью основного бухгалтера предприятия). Расположите подписи сурово одну под иной в той последовательности, которая соответствует старшинству должности – от большей к меньшей, скажем:Директор департамента, подпись… П.В. ТропарьГлавный бухгалтер, подпись… Т.С. Собанко.

4. Если письмо обязаны подписывать несколько лиц, занимающих одинаковые/равные должности, расположите их подписи на одном ярусе, скажем:Руководитель финансового отдела, подпись… П.О. Иванов, Руководитель отдела кадров, подпись… К.О. Петров.

5. Если на момент подписания делового письма должностное лицо, для подписи которого заготовлено место на плане бланка, отсутствует, документ имеет право подписать лицо, исполняющее его обязанности, либо зам. Укажите фактическую должность лица, чья подпись будет стоять в письме («и.о.» либо «заместитель.») и его фамилию. Невозможно подписывать деловые письма, применяя предлог «за» либо косую черту перед указанием должности.

6. Все экземпляры деловых писем, как отсылаемые, так и остающиеся для подшивки в дела организаций, обязаны иметь достоверные подписи указанных должностных лиц. Подлинная подпись на документе (а деловое письмо – это юридический документ) является основным методом удостоверения его. Если на официальном письме нет ни одной подписи, оно не имеет юридической силы.

Совет 5: Как написать письмо об отсрочке

Финансовый коллапс, нарушение условий поставок, нерасторопность банков – тысяча причин может привести к обстановки, когда доводится признать неосуществимость своевременных расчетов в границах теснее подписанных соглашений. В таких случаях, во избежание использования контрагентом штрафных санкций либо вообще расторжения договора, надобно предупредить компаньона о возникших трудностях и попросить отсрочить платеж. Отменнее каждого составить письменное обращение в форме гарантийного письма.

Инструкция

1. Такое письмо может понадобиться написать как организации для предупреждения судебных разбирательств из-за нарушения графика расчетов, так и частному лицу для обращения в банк с просьбой реструктурировать систему выплат по кредиту. В любом случае форма письма будет приблизительно идентичной.

2. В организации используйте для комплекта текста бланк вашего предприятия с заполненными реквизитами, это избавит вас от необходимости набирать их вручную. Начните составление письма с указания реквизитов адресата в правом верхнем углу листа согласно общепризнанным правилам оформления деловой документации. Тут укажите название предприятия. Дальше в формате “кому” напишите должность начальника, его фамилию, имя и отчество. Помимо того, во вступительной части укажите исходящий номер документа и дату его составления.

3. В начале обстоятельной части письма неукоснительно укажите реквизиты договора (номер, дату завершения) и назовите участников соглашения. Дальше перечислите платежные обязательства, которые не сумеют быть исполнены в соответствии с условиями договора. Опишите сложившуюся обстановку и обратитесь с просьбой перенести срок платежа. Тут дозволено указать и данные, на которых вы умоляете отсрочку. Это может быть просьба не использовать штрафные санкции, либо наоборот – согласие на выплату процентов.

4. В завершение напишите срок, в тот, что вы гарантируете произвести полный расчет. Подпишите письмо и расшифруйте подпись в скобках. Для организаций подготовьте место для подписей, уполномоченных к подписанию финансовых документов лиц (начальник, основный бухгалтер).

Обратите внимание!
Помните, что такая форма извещения компаньона в некоторых случаях недопустима. Изредка такие метаморфозы соглашения следует оформлять в порядке, предусмотренном условиями договора либо руководствоваться ст. 450 ГК Русской Федерации, регламентирующей порядок метаморфозы его условий.

Полезный совет
Письмо, содержащее просьбу об отсрочке платежа, дозволено отправить факсом либо с поддержкой электронной почты. Но класснее воспользоваться службами почты либо курьерской службы с условием доставки уведомления о вручении. Таким образом у вас будет документ, подтверждающий вашу попытку предупредить компаньона о возникшей обстановки заранее.

Совет 6: Как написать письмо заказчику

Письмо клиенту пишется в случае неосуществимости исполнения обязательств перед ним со стороны вашей организации, если он не перечислил денежные средства за поставленный товар и если есть надобность оповещать его о новом ассортименте.

Инструкция

1. Начните письмо с обращения к лицу, представляющему организацию клиента. В этой части письма уместны такие циклы вежливости как «Высокочтимый Иван Андреевич», «Господин Ремизов». Если в компании-клиенте нет определенного лица, с которым налажены отношения, обратитесь «Уважаемые Господа».

2. Представьтесь, укажите название вашей организации. Используйте типовые циклы, скажем, «ООО «МонтажСпецСтрой» выражает Вам почтение и желает процветания Вашей организации». Это дозволит сориентировать вашего клиента, читая стержневой текст он не будет крушить голову, кто адресант письма.

3. Сформулируйте, какой причина стал поводом письма. От этого зависит форма написания и оглавление послания. Особенно распространенной поводом написания писем клиенту является неоплата им поставленных товаров либо оказанных служб. В этом случае сошлитесь на соответствующий пункт договора, укажите, что в обязанности клиента входит оплата счета в определенные сроки. Если это не первое ваше письмо на эту тему, апеллируйте к ответственности клиента за несоблюдение обязательств, прописанной в пункте Х договора поставки. Обратите внимание, что в случае неоплаты счетов вы будете обязаны обратиться в суд.

4. Принесите извинения клиенту, если поводом написания письма стала неосуществимость поставить ему товар в оговоренные договором сроки. Не усердствуйте объяснить поводы, отчего вы срываете сроки поставки, клиенту это неинтересно, отличнее информируйте его о том, в течение какого времени ваша организация сумеет выполнить обязательства по договору. В конце письма используйте фразы «Благодарим за осознавание», «Верим на последующее сотрудничество».

5. Информируйте клиента о новой линейке продуктов, предлагаемых вашей компанией, если ваш компаньон не знает об измененном ассортименте. В таком письме желанно указать, какие скидки получит клиент при оформлении новых договоров поставки как непрерывный заказчик.

6. Подпишитесь в конце письма. Оставьте контактную информацию, дабы клиент знал, как дозволено с связаться с вашей организацией. Пожелайте всяческих благ организации и лицу, представляющему ее.

Совет 7: Как написать письмо об отсрочке платежа

Письмо об отсрочке платежа разрешает заемщику не платить установленные банком платежи какой-то определенный интервал времени. При этом, заказчику не обязаны быть начислены какие-нибудь комиссии либо штрафы.

Инструкция

1. Позвоните в банк и узнайте, есть ли у них бланки для составления письма с мотивированной просьбой о возможности метаморфозы условий кредитования. Если в вашем банке существуют такие бланки, то вам нужно взять его и заполнить. Для этого проставьте номер кредитного договора, укажите свое ФИО и внесите название банка в самое верхнее поле документа (в «шапку»). Дальше выберите два варианта мотивации: сокращение либо увольнение, либо ухудшение физического расположения либо снижение прибылей.

2. Напишите сами письмо об отсрочке платежа. Это нужно, если в вашем банке нет соответствующих бланков. Данное письмо должно быть составлено на председателя управления банка. То есть «в шапке» документа напишите: «кому Председателю правления банка». Дальше укажите название банка и ФИО самого председателя.

3. Подметьте ниже от кого написано данное письмо. Скажем: «от кого Ивановой Марии Алексеевны». Как водится, само письмо может быть написано в свободной форме. Следственно, можете написать сходственным образом: «Я, Иванова Мария Алексеевна, являюсь заказчиком вашего банка (тут подметьте какое время вы уже являетесь заказчиком этого банка). На основании кредитного договора (укажите номер вашего договора по кредиту), умоляю вас (тут впишите ФИО председателя банка) предоставить мне отсрочку платежа на (укажите на какой срок вы бы хотели получить отсрочку). В связи с тем, что». Позже этого напишите, что явилось поводом того, что вам внезапно потребовалась отсрочка, т.е. отчего вы не можете своевременно уплатить за кредит.

4. Обратите внимание на то, что в письме об отсрочке платежа обязаны содержаться только настоящие данные. Следственно, пишите, как есть на самом деле. Скажем, если вы нуждаетесь в отсрочке платежа из-за задержки заработной платы, отсутствия непрерывного места работы, то так и напишите.

5. Поставьте подпись, расшифровку подписи и дату составления данного документа.

6. Отнесите готовое письмо в банк и, в непременном порядке, завизируйте его прием у менеджера либо секретаря.

Обратите внимание!
Документ ручательства оплаты имеет юридическую силу при положительном оформлении. То есть наличии полных реквизитов сторон-контрагентов, формулировки “оплату гарантируем”, подписей начальников и печати организации.

Полезный совет
От того что форма таких писем не является унифицированной и утвержденной какими-нибудь законными актами, следует придерживаться в его оформлении жанра принятого для других деловых писем.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий