Как написать деловое письмо-ответ

Совет 1: Как написать деловое письмо-ответ

Получая сообщения от компаньона по бизнесу, многие усердствуют как дозволено стремительней ответить на полученный запрос, дабы не принуждать ожидать компаньона. И это положительно – время в этом случае часто имеет значение, которое сложно переоценить. Но не задумываясь особенно о форме результата, немного кто думает, что этим он может нанести удар по репутации компании.

Инструкция

1. Для начала наблюдательно изучите вопросы, высказанные в письме контрагента. Подготовьте короткий вариант результата по всякому из пунктов, если таковых в нем несколько. Сейчас приступите к оформлению письма-результата на запрос. Для этого возьмите фирменный бланк компании, с нанесенными на нем логотипом и реквизитами фирмы. Если такого не существует, наберите шапку письма, указав в ней нужные данные, вручную. Размещение реквизитов в письме дюже ценно для вашего бизнес-компаньона. Предлагая их в всяком сообщении, вы освобождаете его от необходимости всякий раз искать их в стопке бумаг либо компьютерных файлах, а также от необходимости делать обособленный запрос по реквизитам при желании составить новейший договор либо оплатить счет.

2. В правом верхнем углу напишите реквизиты адресата письма. Тут укажите название организации, должность автора запроса и его ФИО. Наоборот, в левом углу выделите строчки для исходящего номера, тот, что будет присвоен документу при регистрации, и даты. Название документа в таком случае не пишется. Начните сразу с обращения по имени и отчеству, позже слова «Достопочтенный». В содержательной части письма первыми словами будет «В ответ на ваше письмо информируем» (запрос, требование и т.д.). Дальше распишите по пунктам все заготовленные результаты, придерживаясь такой порядковой нумерации, которая была в исходном письме.

3. В заключительной части выразите просьбу, пожелание либо требования, не забывая придерживаться почтительного тона, делового жанра письма и следить за грамотностью. Закончите письмо словами «С уважением» и назовите свои ФИО, а также занимаемую должность. Помимо того, напишите тут ваш телефон для связи и e-mail, если хотите получить ответное письмо либо комментарии по поводу сказанного в письме.

Совет 2: Как написать ответное письмо

Электронная почта крепко вошла в жизнь современного человека. Сделанный на любом почтовом источнике e-mail разрешает получать письма, отправлять на них результаты, короткие и с добавлением разновидных файлов.



Вам понадобится

  • – зарегистрированный e-mail.

Инструкция

1. Написать ответное письмо его отправителю дюже легко. Но для этого надобно заглянуть в ваш электронный ящик. Если вы не пользуетесь функцией автосохранения учетных данных, для входа в e-mail вначале нужно будет ввести в соответствующие поля логин и пароль.

2. Оказавшись на основной странице почтового ящика, справа обнаружьте ссылку с надписью «Входящие». Откройте окно и выберите в нем письмо, на которое собираетесь отвечать. Нажмите «Прочитать». На дальнейшей странице появится полученное письмо. Ответить на него вы можете, нажав соответствующую функцию на верхней панели вашего электронного ящика. Позже клика по кнопке «Ответить» напишите в тело сообщения надобный текст и нажмите «Отправить».

3. Также вы можете предпочесть в конце письма пункт «Стремительный результат». Если к письму нужно добавить добавочный файл (документ, музыку, изображение либо видео), нажмите кнопку «Прикрепить». После этого укажите место расположения документа, которое надобно включить в письмо, и кликните по надписи «Открыть». Подождите, пока файл прикрепится, позже чего отправьте письмо. Также вы можете воспользоваться расширенными вероятностями для оформления письма, предпочтя для него соответствующую тему, шрифт, цвет и другие параметры.

4. Кстати, при таком методе результата на письмо вам не надобно будет добавочно вводить адрес получателя, потому что он механически заполнит строку «Кому».

5. Также дозволено отправить результат, сделав новое письмо. Для этого выберите на верхней панели опцию «Написать». После этого в строке «Кому» укажите адрес электронной почты получателя либо добавьте его e-mail из адресной книги. Также дозволено набрать первые символы адреса, и система выдаст вам все схожие адреса. Вам останется только предпочесть необходимого пользователя. В графу «Тема» внесите информацию о письме либо, если хотите, оставьте это поле пустым. После этого нажмите «Отправить».

Видео по теме

Совет 3: Как начать деловое письмо

В эпистолярном стиле, как, однако, и в любом ином, есть определенная мораль поведения, правила, от выполнения которых зависит то, как ваше письмо будет воспринято, как на него ответят и ответят ли вообще. Когда вы пишите деловое письмо, надобно быть исключительно осмотрительным и внимательным.



Вам понадобится

  • компьютер либо бумага и ручка

Инструкция

1. Продумайте, с какой целью вы составляете письмо, кому вы его адресуете, на что рассчитываете в итоге его рассмотрения.

2. Деловое письмо непременно должно содержать заголовок, тот, что в короткой форме сообщает получателя, о чем пойдет речь в письме. Письмо без заголовка могут принять за спам либо легко не обратить на него внимания, и тогда оно даже не будет прочитано.

3. Класснее каждого разузнать имя и отчество того, кому вы собираетесь адресовать свое послание. Такое внимание будет по превосходству оценено адресатом. Если вы знаете имя адресата, в начале письма обратитесь к нему.

4. Если вы все же не знаете имени адресата, легко поздоровайтесь либо обращайтесь ко каждому коллективу: «уважаемая редакция», «уважаемые коллеги ОАО Газпром».

5. Вы можете также применять в обращении должность того, кому вы адресуете письмо: «высокочтимый господин директор/начальник отдела/главный редактор». Не используйте сокращения как бы «г-н» взамен «господин». Это может быть расценено как неуважение.

6. Никогда не ставьте восклицательных знаков позже обращения. Взамен этого ставьте запятую: «Уважаемая Анна Давыдовна,…», «Здравствуйте, Алексей,…».

7. Следующую строчку позже обращения начните с крошечной буквы.

Видео по теме


Обратите внимание!
Не используйте в деловых письмах повелительное наклон. Для делового письма отличнее применять фирменный бланк даже в том случае если вы высылаете его по электронной почте.

Полезный совет
Позже приветствия благополучным ходом будет не переходить прямо к делу, а включить в письмо некое введение, в котором вы выражаете веселье по поводу сотрудничества с такой вестимой фирмой и веру на долговременные и взаимовыгодные отношения. При этом не используйте слишком расплывчатых фраз и словесных «маркеров», которые обыкновенно допускаются и обширно употребляются в письменной речи: «не правда ли?», «не так ли?» и т.д. От риторических вопросов вообще отличнее отказаться.

Совет 4: Как начать результат на письмо

К электронной почте люди привыкают стремительно. За вечер дозволено обменяться десятком-иным сообщений, и переписка с друзьями и родственниками достаточно зачастую напоминает устный диалог. Впрочем при составлении деловых писем нужно следовать нормам этикета, а они для электронной и обыкновенной почты приблизительно идентичны.


Вам понадобится

  • – компьютер с подключением к интернету;
  • – телефонный справочник.

Инструкция

1. Сформулируйте цель вашего сообщения. Записывать ее не непременно, но вы обязаны отчетливо представлять, хотите вы добиться нового контракта, заполучить новых заказчиков, привлечь на работу нового работника, предъявить жалобу либо примитивно поздравить партнеров с праздником.

2. Подумайте, кто именно должен получить ваше письмо . От этого во многом зависит его форма. Может быть, вам вообще не понадобится ничего писать, а довольно будет позвонить по телефону, обсудить обстановку на специализированном форуме либо решить вопрос при индивидуальной встрече.

3. Выберите тип письма. Для покупателя это может быть предложение товара либо службы, иная информация рекламного нрава. Вы можете провести анкетирование. Банки зачастую напоминают заказчикам о задолженности по либо новых условиях кредитования. В адрес человека, которого вы бы хотели видеть в своем коллективе, дозволено направить информацию о вакансиях и уведомление о приеме на работу. Некоторые сообщения работники фирмы неукоснительно обязаны получать в письменном виде. Это информация о дисциплинарных взысканиях и предупреждение о сокращении. Партнерам обыкновенно пишут новые предложения, жалобы и извинения.

4. Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты, следственно отменнее сразу разработать формы. Заполненный бланк дозволено отправить по электронной почте в качестве вложения либо распечатать и послать по обыкновенной почте простым либо заказным письмо м. Вверху должен стоять наименование вашего предприятия, а еще отличнее – логотип. Чуть ниже располагаются дата и номер, а если необходимо – то и ссылки на сетевые источники (скажем, если на официальном сайте выложены данные контракта либо конкурсная документация). Отличнее отвести графу и для темы письма. Выделите ее толстым шрифтом. Это даст вероятность вашему адресату стремительней сориентироваться в документах, которые каждодневно поступают ему на подпись.

5. Уточните фамилию, имя, отчество и должность лица, которому предуготовлено письмо . Многие фирмы имеют свои сайты либо правда бы домашние странички в Интернете. Контакты там наверно есть. Дозволено позвонить секретарю и узнать, кто из работников занимается тем либо другим вопросом. На предприятии могут быть однофамильцы и даже работники, у которых совпадают фамилия и инициалы.

6. Начните письмо с личного обращения по имени и отчеству. Целесообразно будет добавить к нему слово “высокочтимый”, даже если вы пишете письмо о дисциплинарном взыскании.Во вступительной части напомните адресату о предыдущем контакте, даже если он был довольно давным-давно. Не исключено, что данный работник занимается многими задачами. Нужно дать ему вероятность сориентироваться, а заодно и показать, что вы цените его время. Это может быть ссылка на контракт, подписанный такого-то числа, либо сообщение, что резюме, помещенное на сайте, рассмотрено начальством. Если вы пишете ответ , укажите, какое именно действие вашего респондента послужило причиной.

Видео по теме


Обратите внимание!
Не позабудьте о том, что деловое письмо должно быть коротким и внятным. Структурируйте его. Всякое предложение должно содержать завершенную мысль. Самое значимое разместите в начале и в конце стержневой части письма.Не менее значимо правильно завершить письмо. Если вы не дюже классно знаете человека, к которому обращаетесь, особенно уместным будет выразить ему уважение, позже чего поставить свою подпись.

Полезный совет
Если все ваше сообщение будет находиться в теле письма, тему дозволено указать в особой графе, предусмотренной интерфейсом почтового сервера либо почтовым заказчиком. В самом сообщении тему дозволено в этом случае не указывать. Если вы пишете письмо родственнику либо приятелю, с которым общаетесь не дюже зачастую, начните его с вашего обыкновенного обращения с этим человеком. В этом случае допустимы все варианты приветствия, принятые в вашем кругу. Выбор зависит от того, насколько близки ваши отношения. В стержневой части опишите, как обстоят ваши дела, при этом усердствуйте писать о отменном и плохом (если есть такая надобность) вперемежку.

Совет 5: Как положительно составить деловое письмо

Деловое письмо – это стержневой элемент деловой переписки. Именно от грамотности составленного документа зависит позитивный образ компании. Составлением деловых писем занимаются секретари и помощники начальников компании.

Составление делового письма

Написание делового письма неукоснительно имеет цель: предложить сотрудничество, увеличить продажи организации, ускорить процесс оплаты товаров, предъявить жалобы, поблагодарить о чем-то, заключить сделку, поздравить. Письмо должно быть составлено с определенной целью и она должна быть максимально в нем выражена. Непременно узнайте подробности о компании, куда вы собираетесь отправлять письмо. О потенциальном партнере надобно знать максимум. Нередко компании рассылают массу писем с предложением товаров либо служб, но при этом об адресатах имеется минимум информации. Это основная оплошность всех начинающих коммерсантов. Чай получателю письма неизменно славнее знать, что обращаются к нему лично. Обращение к человеку по имени – это основа удачного письма о продаже товара, скажем. И даже если вы не знаете имени адресата, то в любом случае невозможно писать должность человека в сокращенном варианте при обращении к нему.

Оформление делового письма

В идеале вся компания имеет свой фирменный знак. Именно на нем и оформляется деловое письмо. На фирменном бланке неизменно указано название организации, местонахождение фактическое и юридическое, контакты, сайт, электронный адрес, логотип и другие данные об организации. Поля делового письма: нижнее, верхнее, правое и левое имеют типовые размеры. Левое поле – 3 см, потому что все документы отправляются на подшивку. Правое поле – 1,5 см. Верхний и нижний отступ: 1 см. Всякое деловое письмо начинается с короткого и броского заголовка, тот, что располагается посередине. В заголовке всенепременно раскрывается оглавление текста. Шапка делового письма содержит: название компании-получателя с указанием ФИО, а также должность лица-получателя (в правом верхнем углу). Левый верхний угол под шапкой – это место для указания регистрационного (исходящего) номера письма и даты. Если деловое письмо пишется как письмо-результат, то следует указать, на какой документ отвечает это письмо. Заголовок делового письма указывается позже даты и номера документа. Подпись отправителя указывается в конце письма. Также непременно пишется ФИО и должность. Если в письме указываются какие-нибудь финансовые данные о компании, то внизу также должна стоять подпись основного бухгалтера. Порядок расположения подписей такой: сначала подпись генерального директора, а под ней основного бухгалтера. Также в конце письма на подпись ставится официальная печать организации. Шрифт Times New Roman 12-й размер и одинарный промежуток – это эталон для официальной деловой переписки. Деловое письмо, являющееся серьезным предложением, принято отправлять отправлять по почте, а не по факсу либо E-mail. Курьер лично вручает письмо начальнику либо секретарю. Такое письмо неукоснительно доставляется в большом фирменном конверте, тот, что отпечатан типографским методом. Все это работает на создание благоприятного образа компании.

Полезный совет
Если вам, по долгу службы, зачастую доводится писать результаты на однотипные запросы, разработайте и сбережете пример письма, следуя вышеизложенным рекомендациям. Он должен включать в себя ключевые фразы и поля для свободного заполнения, подготовленные для внесения изменяющейся информации.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий