Как написать аналитическую записку
Аналитическая записка – специальный вид служебной документации. Ее основная цель – привлечь внимание начальника к определенной задаче. В ней излагаются предложения по преодолению кризисной обстановки, перечисляются основные направления и этапы деятельности. Аналитическую записку невозможно путать с аналитическим отчетом. Первая намечает перспективу становления событий, 2-й дает оценку итогов проведенных мероприятий. В всякой организации существуют личные требования по составлению внутренних документов. Впрочем, любая аналитическая записка содержит такие части, как вступление, основная часть, завершение, приложения.
Инструкция
1. ВведениеВ этой части аналитической записки вы обязаны указать на значимость задачи, по поводу которой обращаетесь к начальнику. Отчетливо сформулируйте поводы своего беспокойства, оцените полученный организацией урон. Перечислите источники информации и способы обзора, которые вы применяли. Определите предельно возможные сроки решения загвоздки. Скажем, вы являетесь руководителем отдела продаж рекламных площадей в журнале. В последние три месяца объем проданной рекламы помаленьку снижается, правда ваши работники добросовестно трудятся. Вы понимаете, в чем повод, но позволить обстановку самосильно не можете. Во вступлении аналитической записки напишите о том, что вы нашли снижение яруса продаж, провели обзор обстановки (проверили планы и отчеты отдела, побеседовали с всем работником, организовали внутреннее совещание), проработали определенные идеи, которые и представляете на одобрение начальнику.
2. Основная частьЗдесь надобно максимально детально разглядеть все аспекты задачи и по всем из них предложить метод решения. Выделите в тексте подразделы по числу предложений, озаглавив их коротко, но ясно. В всяком выскажете сначала отрицательную сторону, после этого собственно суть изменений, а также полагаемые материально-технические затраты и разделение обязанностей среди работников. Расположите предложения по степени убывания значимости либо в хронологическом порядке.Приводите как дозволено огромнее деталей. Этим вы покажете высокую степень владения обстановкой и проработанность задачи. Перечисляйте доводы и подтверждающие расчеты. Тут же вы можете сослаться на правильный навык, знаменитый в данной сфере.Для возрастания объективности аналитической записки приведите данные (данные, информацию), полученные из других структурных подразделений организации. В приведенном выше примере основная часть аналитической записки может содержать предложение о вступлении новой тематической рубрики «Бытовая техника». Для этой рубрики будут обнаружены рекламодатели на долгий период. К созданию текстов рекламного и информационного нрава предполагается привлечь штатных корреспондентов. Так же может быть выдвинуто предложение о выделении работникам отдела служебного автомобиля для посещения отдаленных офисов заказчиков, что сократит потери рабочего времени и расходы на проезд. Данный принцип следует удостоверить расчетами, полученными в бухгалтерии.
3. ЗаключениеСформулируйте основные итоги по всему подразделу стержневой части. Впрочем, прямых повторений основного текста постарайтесь избежать. В то же время следите за тем, дабы в тексте завершения не обнаружились неожиданно предложения, не указанные в стержневой части. Будьте коротки, но убедительны. Один итог не может противоречить иному. И все они обязаны быть логичны и содержать положительный прогноз на ближайшее грядущее.В заключительной части теснее рассмотренного примера будет содержаться итог о влиянии новой рубрики на увеличение продажи рекламы. Прогнозные цифры могут выглядеть так: планируется привлечь 5 рекламодателей сроком на 6 месяцев с бюджетом 50 тыс. р.
4. ПриложенияДополнительные материалы, собранные в особом разделе, повысят достоверность ваших заявлений, проиллюстрируют приведенные данные. В приложении дозволено поместить таблицы, графики, диаграммы и иной наглядный материал.
Обратите внимание!
Оформление аналитической записки должно быть исполнено в цельном жанре, принятом в организации. Неукоснительно пронумеруйте страницы и приложения.
